Посадочный талон для отчёта по командировке

Посадочный талон — это важный документ для подтверждения расходов на перелёт в командировке. С 2024 года к бумажному формату талона приравняли и электронный. В статье рассказали, что должно быть указано в посадочном талоне, какие бывают виды и что делать, если сотрудник его потерял.

Какие документы подтверждают перелёт

Факт перелёта в командировке подтверждается посадочным талоном. Недостаточно предъявить в бухгалтерию билет, чек об оплате или маршрутную квитанцию, так как эти документы подтверждают лишь факт покупки билета. При этом после оплаты билет можно сдать или просто не полететь по нему.

Маршрутной квитанцией называют выписку из глобальной автоматизированной системы бронирования авиабилетов — она приходит на почту пассажира после покупки. По сути, это памятка, в которой указаны данные о перелёте. В ней прописывают код бронирования, тариф билета и сборы, маршрут, дату и время полёта, фамилию и имя пассажира. 

Посадочный талон же выдаётся после регистрации на рейс и содержит дополнительную информацию — место в самолёте и номер гейта, а также отметку о прохождении предполётного контроля.

Что такое посадочный талон

Посадочный талон — это документ, который выдают пассажиру после регистрации на рейс. После возвращения из командировки сотрудник должен сдать его в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом. Без подтверждающих документов компания не сможет экономически обосновать и подтвердить расходы на рабочую поездку (ст. 252 НК РФ).

В посадочном талоне указывают:

• Полное Ф. И. О. пассажира, совпадающее с паспортом.
• Номер рейса.
• Дату и время вылета по расписанию.
• Время начала и окончания посадки.
• Номер места в салоне.
• Терминал и номер гейта.
• Штрихкод или QR-код для проверки подлинности.

Виды посадочных талонов

Существуют три вида посадочных талонов: бумажные, электронные и мобильные. Для бухгалтерии они имеют равную силу: с марта 2024 года разрешено использовать для отчёта за командировку электронный посадочный наравне с бумажным.

Бумажный посадочный талон
Это классический вариант — бумажный документ, который выдают на стойке регистрации в аэропорту, а после прохождения досмотра на нём ставят печать.

При формировании отчётности данные бумажного талона нужно вручную вводить в «1С», а также сканировать его и хранить копию.

Электронный посадочный талон
PDF-файл с QR-кодом, который приходит пассажиру на электронную почту после прохождения онлайн-регистрации. Для бухгалтерии важно сохранять оригинальный файл с таким талоном, а не скриншот.

Для электронных посадочных не требуется штамп о предполётном досмотре. Исключение составляют поездки в страны, где действуют особые требования безопасности.

Мобильный посадочный талон
Талон, который формируется и отображается в приложении авиакомпании или цифровых кошельках пассажира. Принимать мобильные посадочные следует только из официальных приложений. Также нужно убедиться, что сотрудник не редактировал скриншот талона.

Как проверить подлинность электронного посадочного талона

Чтобы проверить подлинность электронного посадочного, бухгалтеру нужно:

• Сверить данные талона с маршрутной квитанцией.
• Проверить у талона наличие статуса «Использован».
• Убедиться, что рейс есть в расписании аэропорта и самолёт вылетел.
• Проверить штрихкод или QR-код на наличие всех данных о перелёте.

Что делать, если сотрудник потерял талон

Подтвердить перелёт также можно с помощью справки от авиакомпании. В ней должны быть указаны Ф. И. О. пассажира, номер рейса и дата, стоимость билета, стоять печать и подпись ответственного лица. Заказать справку может только сам пассажир — для этого ему нужно обратиться в авиакомпанию через сайт или службу поддержки. В таблице ниже привели пример условий для заказа справки у некоторых компаний.

Если вы оформляли командировку через сервис «OneTwoTrip для бизнеса», то можете получить справку о перелёте бесплатно. Выгрузить её можно в личном кабинете — для этого зайдите в раздел «Заказы» и нажмите «Справка о перелёте». Такая справка является полноценной законной альтернативой посадочного талона.

*Цены актуальны на момент публикации.
Фото на обложке: @ArinaDvl/Shutterstock