План служебной командировки: как составить правильно

Командировки давно стали частью рабочей рутины во многих компаниях. Но чтобы поездка прошла эффективно, она должна быть чётко организована — для этого составляют план командировки. В статье расскажем, что это такое и зачем нужно, кто формирует этот документ и что в него должно входить.

Что такое план служебной командировки и зачем он нужен

План служебной командировки — это документ, в котором фиксируют цель, задачи и программу поездки. Вид может быть разным: как правило, это печатный документ формата А4, в котором указана вся необходимая информация и стоят подписи ответственных сотрудников.

Закон не требует обязательного составления плана. Но на практике его оформление помогает работнику лучше понять, что и в какие сроки должно быть выполнено, а руководителю — проконтролировать результат. Также план командировки будет полезен бухгалтерии, чтобы связать расходы с конкретными целями, а тревел-менеджеру — чтобы организовать поездку так, чтобы ничего не забыть.

Кто и когда составляет план

Обычно документ формирует руководитель командируемого сотрудника, потому что именно он формулирует и утверждает цели и задачи поездки. Иногда составить план может сам работник, но в таком случае нужно обязательно подать его на утверждение руководству.

План командировки нужно подготовить и утвердить до начала поездки, чтобы сотрудник успел с ним ознакомиться. При составлении документа важно правильно рассчитать время, необходимое командированному для решения всех поставленных задач.

Что должно быть в плане

Единых требований по оформлению документа нет, но обычно в него включают:

• Ф. И. О. и должность командированного.
• Сроки поездки с указанием точных дат.
• Место назначения и маршрут поездки.
• Название компании, куда направляется командированный.
• Цель и задачи поездки — здесь следует дать пояснение, указать срок решения каждого вопроса и ожидаемый результат.
• Дата составления плана.

Также в план можно добавить предполагаемые расходы на командировку. После утверждения документа командируемый сотрудник должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

Цели поездки: как правильно прописать

В трудовом законодательстве нет чётких требований к постановке цели командировки. При этом по требованиям ч. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, она должна соответствовать деятельности компании, направленной на получение прибыли, чтобы не возникло трудностей при обосновании расходов на поездку. Поэтому при формировании цели стоит отталкиваться от производственной необходимости, компетенций командированного, возможности достижения цели и измеримости результата. В таблице ниже мы привели примеры целей в зависимости от должности сотрудника.

Правильно прописанные цели помогают сотруднику сфокусироваться на работе, а руководителю — оценить результат. Подробнее о формулировании целей командировок мы рассказывали в этой статье. При этом важно отметить, что задачи, поставленные в командировке, должны соответствовать трудовой функции сотрудника, закрепленной в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Если работодатель поручает сотруднику в поездке работу, которая не входит в его должностные обязанности (например, обязывает менеджера по продажам выполнять функции юриста или инженера), сотрудник вправе отказаться от выполнения такого поручения на основании ст. 60 ТК РФ. Однако, если поездка и ее цели полностью соответствуют трудовым обязанностям сотрудника, отказ от командировки без уважительных причин может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины.

Хорошо продуманный план командировки — это не бюрократия, а инструмент, который помогает сотруднику действовать чётко и результативно, а компании — получать отдачу от вложенных средств. Планируйте командировки с «OneTwoTrip для бизнеса» — билеты, отели и отчётность в одном месте. Наш сервис помогает сократить время на подготовку поездок и упростить работу бухгалтерии.

*Фото на обложке: @JirapongManustrong/Shutterstock