Объяснительная записка: что это и имеет ли юридическую силу

В командировках бывают непредвиденные ситуации: задержки рейсов, технические проблемы или личные обстоятельства сотрудника, которые могут привести к невыполнению задач. В таких случаях руководитель может потребовать с работника объяснительную записку, чтобы выяснить причины произошедшего.

В этой статье разберём, что это за документ, какую юридическую силу он имеет, когда и зачем писать объяснительную записку, а также как правильно её оформить.

Что такое объяснительная записка

Это письменный документ, где сотрудник описывает причины своего проступка или обстоятельств, которые привели к нарушению трудовой дисциплины.

Обычно объяснительная требуется при опозданиях, прогулах или других ситуациях, где нарушены правила компании. Она фиксирует позицию работника и может быть использована для принятия решения о возможных мерах дисциплинарного взыскания.

Условно объяснительную можно разделить на 2 вида:

• Описательная. В этом случае раскрываются обстоятельства конкретного события, действия других работников. Обычно составитель такой записки является свидетелем ситуации, а не её прямым участником.
• Оправдательная. В такой записке сотрудник объясняет причины своих действий или бездействия.

Зачем нужна объяснительная записка

В повседневной практике она помогает работодателю понять причины нарушений и решить, стоит ли применять санкции по отношению к сотруднику. Работнику — избежать наказания, если причины уважительные и тому есть доказательства.

Представим, что сотрудник опоздал на работу. В таком случае он должен написать объяснительную и указать, что стало причиной — например, он попал в ДТП. Доказательством в таком случае будет документ, выданный ГИБДД.

Предоставить записку сотруднику нужно в течение 2 рабочих дней после запроса работодателя. Если он этого не сделал, то составляется соответствующий акт, при этом отсутствие объяснительной записки не считается препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Если работник болеет или находится в отпуске, у него нельзя истребовать объяснения, это можно сделать только после выхода на работу.

Когда объяснительная записка может понадобиться в командировке

В деловых поездках риски повышаются: смена часовых поясов, неожиданные задержки транспорта или болезнь могут стать причиной опозданий или невыполнения обязанностей.

Например, сотрудника направили в командировку из Санкт-Петербурга в Москву, но из-за погодных условий его рейс задержали на 4 часа, и он опоздал на встречу с партнёрами. В таком случае руководитель вправе потребовать объяснительную записку. Чтобы доказать, что причина опоздания была уважительной, сотруднику следует предоставить посадочный талон и справку о задержке рейса, которую можно запросить у перевозчика в аэропорту.

Как оформить объяснительную в командировке

Если в рабочей поездке сотрудник нарушил правила компании, например, прогулял работу, то непосредственный руководитель должен составить специальный акт по документам, составленным принимающей стороной. После этого у сотрудника будет 2 рабочих дня, чтобы предоставить руководителю объяснительную записку. Её структура не прописана в законе, поэтому компания может самостоятельно разработать бланк записки. Объяснительная может содержать следующие части:

• Шапка документа. Здесь необходимо указать, кому предназначены записка — название организации, Ф. И. О. руководителя и его должность. Также нужно указать от кого объяснительная — Ф. И. О. и должность.
• Заголовок. Название документа «Объяснительная записка» нужно указать по центру.
• Основная часть. Здесь должно быть подробное описание того, что, когда и где произошло. Также необходимо привести убедительные аргументы совершённого проступка.
• Заключение. Здесь сотруднику нужно указать дату написания записки и поставить подпись с расшифровкой.
• Приложения. Если есть доказательства, например, справки из больницы или посадочных талонов, — их необходимо приложить к объяснительной записке.

Объяснительная записка — это простой, но важный документ, который помогает в регулировании ситуаций, связанных с нарушением трудовой дисциплины, в том числе во время командировок. Она позволяет работодателю понять причины произошедшего, а работнику объясниться и, возможно, избежать наказания. Важно правильно и своевременно оформлять этот документ, чтобы он имел силу и мог защитить интересы сотрудника.

Писать объяснительную записку — право сотрудника, а запросить её — обязанность работодателя.

Фото на обложке: @Antonio Guillem/Shutterstock