Новый взгляд на организацию командировок: описание сервиса OneTwoTrip for Business

Оформление командировки

31.07.2019

Неужели организовывать бизнес-поездки через OneTwoTrip for Business настолько удобно?
Чтобы у вас не возникало таких вопросов, мы решили подробно рассказать про наш сервис: что происходит после регистрации, как работать с личным документом и как искать и бронировать билеты и отели.

На эту же тему в марте 2019 года прошёл вебинар, и если вам удобнее смотреть видео, а не читать, ищите запись здесь

Начало работы и добавление сотрудников

После подписания договора на вашу электронную почту придёт логин и пароль. По ссылке вы попадёте в кабинет администратора. Администратор — это сотрудник вашей компании, который может добавлять пользователей и управлять их правами. 

И первый шаг — добавить в систему данные сотрудников, которые ездят в бизнес-поездки и для которых вы будете бронировать билеты и отели. Можно добавлять данные вручную по одному сотруднику, а можно сразу загрузить файл в удобном формате, и вся необходимая информация появится в личном кабинете администратора.

Добавляя сотрудника, вы указываете его личные данные и документы. Можно добавить бонусные карты авиакомпаний, чтобы сотрудники накапливали мили. 

Каждому сотруднику можно дать определённые права и поставить лимиты:

  • бронировать только билеты, только отели или и то, и другое;
  • формировать заказы только для себя или и для других сотрудников;
  • установить лимиты по бюджету, звёздности отеля и классу перелёта;
  • оплачивать заказы корпоративной картой;
  • использовать при оплате бонусы;
  • просматривать финансовые отчёты или нет.

Например, вы можете создать аккаунт менеджера, который часто ездит в командировки, и дать ему возможность самому покупать себе авиабилеты и бронировать отели, указав, что звёздность отеля не должна превышать 3*, а авиабилет должен быть эконом-класса и не дороже 30 тысяч рублей.

Также можно создать аккаунт для сотрудников финансового отдела или бухгалтерии. Они смогут просматривать финансовые отчёты, выгружать закрывающие документы и аналитику, но при этом не смогут бронировать билеты и отели. Таким образом они смогут пользоваться личным кабинетом только как аналитическим инструментом.

Сотруднику можно заблокировать доступ. Это удобно при увольнении: все данные сохранятся, но сам сотрудник не сможет больше заходить в свой кабинет. 

Аккаунт администратора

В разделе «Аккаунт» администратора видны все данные аккаунта. Там можно пополнить депозит, посмотреть инструкцию о работе системы и найти памятку для отдела финансов. В памятке собраны популярные вопросы, которые могут возникнуть у бухгалтерии об учёте туристических услуг в системе, вопросы по отчётности, НДС и так далее.

Договор об обслуживании, который заключён с OneTwoTrip for Business, также расположен в аккаунте администратора.

Администратор может просматривать все заказы, которые размещают сотрудники компании. Заказы можно отфильтровать по времени бронирования, по периоду, по типам заказов, по пользователям. Есть также раздел со всеми проведёнными транзакциями, где отображается финансовая информация.

Закрывающие документы

Во вкладке «Документы» личного кабинета отображаются все закрывающие документы по заказам. Они появляются в личном кабинете в конце отчётного периода. Документы можно отфильтровать по месяцам, отдельно выгрузить акты и счёт-фактуры или скачать общие документы за весь период или отдельно по дням. Сохранение доступно в разных форматах, например, .pdf или .xls.

Личный кабинет сотрудника

После того, как администратор добавляет сотрудников, на их электронные адреса приходят письма с данными для доступа в личные кабинеты. 

Личный кабинет сотрудника похож на кабинет администратора. У него отсутствуют функции добавления других сотрудников и нет возможности управлять правами доступа. Сам сотрудник может пополнить депозит (точнее, заказать счёт для пополнения) и запросить изменение документов (изменить документы может только администратор, который получит этот запрос). Также сотрудник видит, какие для него установлены права и лимиты.

Бронирование билетов и отелей

Бронирование билетов и отелей ничем не отличается от обычного бронирования на классических сайтах для планирования путешествий, например, OneTwoTrip

Для поиска авиабилетов нужно выбрать маршрут, даты, количество пассажиров. Система предлагает все доступные варианты, среди которых сотрудник может найти оптимальный. Чтобы сузить поиск, можно применить фильтры: по стоимости, времени вылета или прилёта, авиакомпаниям, количеству пересадок и наличию багажа. 

После выбора нужного билета можно посмотреть правила тарифа. Далее нужно выбрать пассажиров из заранее внесённого списка сотрудников, и их паспортные данные автоматически подтянутся из системы. 

При бронировании сразу видна окончательная цена со всеми сборами, таксами и тарифом авиакомпании. Остаётся только оплатить корпоративной картой, с депозита или даже бонусами. В OneTwoTrip for Business часто проходят различные акции, например, с банками или авиакомпаниями, по условиям которых можно получать бонусы. 

После бронирования билета заказ добавляется в список всех заказов, а билет приходит на почту сотруднику, который оформил бронирование. 

Заказ можно отменить или изменить. Если нужен обмен, например, поменять даты или сменить класс перелёта, система предложит доступные варианты и посчитает, сколько необходимо доплатить. При возврате нужно выбрать тип возврата (добровольный или вынужденный) и отправить запрос на возврат.

Поиск отеля также не отличается от обычного поиска на любом сайте планирования путешествий. Система предлагает все доступные варианты проживания, которые можно отфильтровать по стоимости, количеству звёзд, типу и так далее. Отель удобно выбирать на карте, если вы знаете район, в котором хотите остановиться. Есть два метода оплаты: сразу же при бронировании или при заселении в самом отеле. Последний способ удобен, если в вашей компании возможен такой учёт, при котором сотрудник расплачивается корпоративной или своей личной картой, получает документы непосредственно от отеля и предоставляет их в бухгалтерию для отчётности. 

После выбора отеля можно уточнить необходимые услуги (например, включить завтрак) и уже после этого выбрать один из доступных номеров. Условия отмены заказа тоже обычно прописаны на этом этапе, то есть ещё до бронирования номера.

Ваучер на отель приходит на почту и появляется в списке созданных заказов в личном кабинете. Распечатать его можно на русском и на английском языке. 

Поиск и покупка ж/д билетов также стандартны: необходимо выбрать направление, даты, количество пассажиров. Результаты можно отфильтровать по стоимости, времени отправления и прибытия, классу вагона и так далее. В системе есть билеты РЖД, Казахстанских железных дорог и билеты европейских ж/д перевозчиков. Билеты можно выбрать на схеме вагона. Заказ сохранится в личном кабинете, билет придёт на почту.

Оплата

Оплатить заказ можно с депозита или корпоративной картой. Если в вашей компании несколько корпоративных карт, можно внести их все — ограничений по количеству нет.  Оплата картами физических лиц не разрешена. 

Администратор или сотрудник может пополнить депозитный счёт в разделе «Аккаунт». Для этого нужно указать сумму, и автоматически формируется счёт на оплату. После оплаты счёта деньги зачисляются на депозит. Обычно это занимает от 30 минут до 3 часов в зависимости от банка. 

Особенности и преимущества сервиса OneTwoTrip for Business

  • Большое количество вариантов: билеты от более чем 800 авиакомпаний, в том числе лоукостеры, более 2 000 000 вариантов размещения по всему миру (отели, апартаменты, гостевые дома, хостелы), ж/д билеты по России, Казахстану и Европе.
  •  Выгодные цены. Тарифы для корпоративных клиентов ниже, чем для физических лиц на OneTwoTrip.
  • Сервис предоставляет все закрывающие документы. Оригиналы доставляются почтой или курьером.
  • Поддержка работает круглосуточно, операторы отвечают не только по телефону или почте, но также в популярных мессенджерах (VK, Facebook, Telegram, WhatsApp).

Проверить преимущества сервиса

+