Корпоративные поездки: как организовать командировку для 10 и более человек

Отправить в другой город двух-трёх сотрудников — не так страшно. А вот когда нужно организовать корпоративный выезд для 10 и более человек, начинаются проблемы: все билеты раскуплены, цены на проживание слишком высокие, а кто-нибудь из группы обязательно потеряет посадочный талон.

В материале расскажем, в каких случаях компании чаще всего организовывают групповые поездки и с какими сложностями могут столкнуться.

Виды групповых поездок: советы по организации 

Корпоратив. Встречается чаще всего. С одной стороны, это важный инструмент нематериальной мотивации: сотрудник может повеселиться в кругу коллег и почувствовать заботу компании. С другой — на таком мероприятии всегда много людей, так что организация должна быть идеальной. 

Чем корпоративы полезны для компании:

• Усиление HR-бренда. «Какие классные активности, хочу принять в них участие» — вполне резонный аргумент для кандидатов, которые выбирают между офферами. 
• Повышение лояльности сотрудников. Плохо, если компания ассоциируется у человека только с ответственностью и сложными задачами: постоянное напряжение негативно влияет на продуктивность.

Советы от «OneTwoTrip для бизнеса»:

• Заранее подумайте, как будете перевозить большое количество людей до места проведения корпоратива. Мы в «OneTwoTrip для бизнеса» помогаем найти групповые авиабилеты по оптимальным ценам, даже если вылет срочный. Недавно мы срочно перевезли 200 сотрудников строительной компании из Узбекистана в Иркутск — получилось сэкономить время и деньги.
• Заранее приготовьте ответы на вопросы сотрудников и поделитесь ими во внутренних информационных каналах: трансфер до места проведения, наличие парковки, дресс-код.
• Если чувствуете, что не сможете провести мероприятие своими силами, обратитесь к профессиональным ведущим. Цены на услуги в этой сфере стартуют от 10 000 рублей в час.

Учебная поездка. Курсы повышения квалификации в другом городе или конференция за рубежом — всё ещё распространённая практика, несмотря на рост популярности онлайн-обучения. Компании отправляют сотрудников в учебные поездки, если нет возможности привлечь лектора онлайн или если для отработки навыков требуется очное присутствие человека: например, обучение медперсонала.

Чем учебные поездки полезны для компании:

• Сотрудники развивают свои профессиональные компетенции, обмениваются опытом со старшими коллегами, а потом применяют знания на практике.

Советы «OneTwoTrip для бизнеса»:

• Подбирайте курсы, которые соответствуют потребностям сотрудников и задачам бизнеса. У обучения должны быть измеримые результаты: например, повышение конверсии продаж или увеличение числа лояльных клиентов.
• Позаботьтесь о комфортном транспорте и проживании. С «OneTwoTrip для бизнеса» забронировать билеты, трансфер и отель можно в одном окне: сервис подберёт самые выгодные предложения.

Стратегическая сессия. Это встреча, в ходе которой руководители и сотрудники вырабатывают решения, имеющие ключевое значение для развития компании. Количество людей, принимающих в них участие, варьируется в зависимости от размера организации. Частый вариант — 10–20 человек, менее распространённый — от 30 до 50.

Чем стратсессии полезны для компании:

• У топ-менеджмента есть возможность вживую пообщаться с руководителями направлений и синхронизироваться по задачам.
• Сотрудники чувствуют себя более мотивированными, так как у них появляется возможность сделать свой вклад в деятельность компании.

Советы от «OneTwoTrip для бизнеса»:

• Подготовьте чёткий план мероприятия и заранее осветите вопросы, которые будете обсуждать.
• Не забудьте обратиться к фасилитаторам, которые будут регулировать тайминг мероприятия и модерировать разговор.

С какими проблемами сталкиваются компании при организации групповых поездок и как их решить

Долгий процесс выбора лучших предложений по размещению и перевозке сотрудников. Обычно всё происходит так: ответственные за организацию выезда ищут подходящие варианты на разных сервисах, анализируют цены и формируют Excel-таблицы с предложениями, чтобы согласовать бюджеты. На это уходит много времени и сил.

Решение: с «OneTwoTrip для бизнеса» можно бронировать авиа- и ж/д билеты, а также отели и трансферы в одном окне. Вы формируете запрос и получаете все релевантные предложения от отелей и авиакомпаний. Кроме того, можно воспользоваться помощью персонального менеджера, который подберёт тариф и выгодные условия.

Высокие цены. Чем больше людей едет на корпоратив или обучение, тем выше сумма, которую придётся заплатить за билеты и размещение. Расходы могут превысить заложенный на мероприятие бюджет.

Решение: если искать варианты проживания через «OneTwoTrip для бизнеса», вы сможете забронировать номера в отелях со скидкой до 35%. Мы напрямую сотрудничаем с гостиницами и предлагаем комфортные финансовые условия, чтобы компании смогли сэкономить на групповых поездках. Такое размещение получается выгоднее, чем если бы сотрудник, ответственный за организацию командировки, бронировал размещение через обычный сервис для физлиц.

Потеря посадочных талонов и других проездных документов. Иногда сотрудники забывают сохранить посадочные талоны, и это мешает бухгалтерам подготовить отчёты по командировочным расходам.

Решение: в личном кабинете «OneTwoTrip для бизнеса» все закрывающие документы и ваучеры формируются автоматически. Кроме того, сервис интегрируется с ЭДО и «1С:Бухгалтерия».