Командировка в несколько городов: что учесть и как оформить​​

Нередко случается так, что командированному необходимо отправиться в деловую поездку сразу в несколько городов. Многие сотрудники и бухгалтеры сомневаются в правильности оформления такой поездки. Например, нужен ли приказ на каждую поездку и как выплачивать суточные. Об этом подробно расскажем в нашей статье.

Оформление командировки в несколько городов

Для оформления командировки руководителю потребуется создать приказ. Он может быть составлен в свободной форме, однако обязательно должен включать:

• Название компании;
• ФИО сотрудника, его должность и отдел;
• Сроки и цели поездки;
• Страну или город назначения.

Приказ должен быть подписан руководителем, командированным и уполномоченным лицом.

Процесс оформления командировки в несколько городов имеет ряд нюансов. 

Если сотрудник направляется сразу в несколько городов и начальством не предусматривается его возвращение по месту основной работы между поездками, то нужно оформить один приказ. Работодателю необходимо указать данные о деловой поездке: служебное задание, все места командировки и даты, соответствующие дням, которые сотрудник проведет в каждом из городов.

Если же руководителю потребовалось отправить сотрудника в новую командировку в день его возвращения из предыдущей, придется оформить дополнительный приказ на командировку в несколько городов. 

Выплата аванса

Работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке. Эти расходы включают в себя:

• Оплату проезда;
• Оплату аренды жилья;
• Суточные;
• Другие расходы, о которых знал работодатель.

Чтобы получить аванс на расходы, сотрудник пишет заявление, а бухгалтерия составляет смету расходов.

Размер суточных должен быть прописан во внутренних актах компании. Если сотрудник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются. 

Суточные за рабочие дни не учитываются при расчете налога на прибыль. То же относится и к суточным в выходные дни и дни в пути. 

Лимиты, по достижении которых суточные облагаются налогом: 700 и 2500 рублей в день в России и за ее пределами соответственно. 

Если сотрудник находился в пути или работал в выходные или праздничные дни, компенсация выплачивается в двойном размере. Либо по желанию сотрудника можно получить одинарное возмещение и дополнительный день отгула.

Нужно учесть, что компания не обязана снова выплачивать работнику суточные за день отъезда в новую командировку, если это день возвращения из первой командировки. Этот день уже был оплачен, как последний в первой командировке.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки, сотрудник в течение 3 дней должен предоставить авансовый отчет. Он нужен для того, чтобы доказать факт деловой поездки и отчитаться за свои расходы. 

Документы, подтверждающие командировку:

• Авиа- или ж/д-билеты;
• Чеки или счета из отеля (должны являться документами строгой отчетности);
• Счета за расходы, о которых знал руководитель.

При перерасходе средств работодатель должен возместить расходы сотрудника, если есть документальное подтверждение. Аналогично, если средства не израсходованы, работник должен их вернуть. Если сотрудник не сделал это добровольно, наниматель имеет право вычесть эту сумму из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник после первой командировки вернулся домой и было издано два приказа о направлении в командировку, то ему необходимо предоставить два авансовых отчета.