Иногда бывает так, что по какой-то причине компания вынуждена перенести или вовсе отменить командировку. Во время пандемии коронавируса риск срыва поездки возрастает – например, из-за болезни сотрудника, отмены мероприятия или введения ограничений на въезд в регион или страну (кстати, об организации зарубежной поездки в пандемию можно подробнее почитать здесь). Но как в таком случае быть с забронированными гостиницами и билетами (в том числе невозвратными)? Разбираемся в нашем новом материале.

Возврат билетов в случае отмены командировки

Существует несколько вариантов развития ситуации в случае отмены командировки. Если сотрудник оплачивал билеты самостоятельно, то отправлять заявку на отмену и уплачивать сопутствующие сборы, вроде штрафа за перенос дат, должен именно он. Компания затем должна компенсировать ему понесенные затраты.

Если же все брони осуществлялись со счета организации, то и всю коммуникацию с авиакомпаниями и гостиницами следует вести ее представителям.

Возможен вариант, при котором компания использовала услугу тревел-агентства – тогда возврат денег будет осуществляться сначала на его счет, а уже затем их получит заказчик.

Невозвратные билеты при отмене командировки

Отмена командировки и возврат билетов – интересная тема с точки зрения учета понесенных расходов, особенно в случае невозвратных билетов. 

Текущими нормами определен список командировочных расходов, которые можно учитывать для целей налогообложения, в него входят:

• затраты на проезд в город выполнения служебного задания и обратно;
• затраты на наем жилья;
• сборы за оформление виз и других сопутствующих поездке документов;
• консульские сборы и другие аналогичные платежи.

Расходы на билет сами по себе нельзя принять к учету, сделать это можно лишь в том случае, если услуга перевозки была оказана. Аналогична и ситуация с оплатой жилья в поездке. 

Наличие билета или брони гостиницы означает лишь факт заключения договора на перевозку и проживание, но не подтверждает предоставление этих услуг. Поэтому принять к вычету такие затраты не получится.

Проводки по возврату билетов

Отмена командировки, возврат билетов, проводки – связанные действия. Поговорим о том, какие проводки нужно будет осуществить, если деловая поездка не состоялась, и билет пришлось сдать.

Билеты на самолет или поезд – это денежные документы, учитываются на они на субсчете 50-3 счета 50 («Касса»). Операции по покупке билета и списанию его стоимости отражается такими проводками:

• Дебет 60 (76) Кредит 51 – это значит, что компания перечислила деньги для покупки билетов;
• Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76)
• — билет был куплен, деньги списаны;
• Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Денежные документы» – сотрудник получил свой билет.

Если в итоге командировка не состоялась, и выданный сотруднику билет не был использован, то расходы на его приобретение будут являться прочими расходами (а не командировочными). Соответствующие проводки:

• Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
• – таким образом списывается стоимость билета, который не был использован (здесь не учитывается НДС);
• Дебет 19 Кредит 71 – проводка для учета НДС в билете;
• Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 – здесь мы относим НДС на прочие расходы.

Заключение

Процесс отмены командировки похож на ее организацию: точно также нужно оформить приказ об отмене или переносе, а затем подготовить отчет о понесенных невозвратных затратах. Естественно, все неиспользованные деньги нужно вернуть в кассу. 

Также компания должна возместить сотруднику все уже понесенные им затраты, хоть списать на расходы стоимость неиспользованных билетов будет трудно.

На OneTwoTrip можно бронировать гостиницы по всему миру и оплачивать их картой российского банка. При оформлении выберите вариант «Оплата сейчас».