Документы, подтверждающие проезд в командировку

Оформление командировки

02.10.2019

После возвращения из командировки бухгалтерия попросит у вас не только авансовый отчёт, но и документы, подтверждающие расходы на проезд к месту командировки. Разберём, какими документами подтвердить проезд в командировку.

Электронная маршрутная квитанция

В маршрутной квитанции должно быть указано имя пассажира, номер рейса авиакомпании, маршрут, дата и время вылета, а также стоимость авиабилета. 

Если вы покупали билет по старинке, через кассу, то маршрутную квитанцию кассир должен был выдать вам на руки. Её обязательно нужно сохранить, потому что без квитанции у бухгалтерии возникнут вопросы. При покупке через интернет всё проще: авиакомпания или сайт по продаже билетов высылает квитанцию в письме на адрес, указанный при покупке. Если вы покупали билеты через OneTwoTrip, все маршрутные квитанции также сохраняются в разделе «Мой заказ». 

Посадочный талон или контрольный купон билета

Посадочный талон пассажир получает при регистрации в аэропорту. Этот документ подтверждает, что вы действительно совершили полёт по указанному маршруту. Если вы не предоставите посадочный талон в бухгалтерию, вам могут не оплатить совершённую поездку, потому что нет доказательств, что вы действительно улетели.

Если вы потеряли посадочный талон, то в качестве документа, подтверждающего расходы по перелёту, нужно приложить справку, выданную авиаперевозчиком или его представителем. Справка должна содержать информацию, необходимую для подтверждения полёта: фамилию и инициалы пассажира, номер рейса, дату отправления и так далее. У большинства авиакомпаний услуга по выдаче такой справки платная.

Подтверждение покупки

В маршрутной квитанции указана стоимость билета, но чаще всего бухгалтерии этого недостаточно и требуется предоставить дополнительные доказательства того, что вы действительно заплатили эти деньги. Так финансовые подразделения страхуются от подделки маршрутных квитанций. 

Доказать факт оплаты поможет фискальный чек (если вы покупали билет офлайн через кассу) или выписка с карты, которой вы оплатили билет при покупке онлайн. Выписку можно получить в банкомате или офисе вашего банка.

Как упростить себе жизнь

Чтобы не отчитываться каждый раз за поездку, подключите компанию к сервису OneTwoTrip for Business или предложите этот вариант своему руководству. В этом случае в бухгалтерию автоматически будут направляться маршрутные квитанции и подтверждение покупки, а вам останется только принести посадочный талон. 

+