Возмещение сотруднику расходов на командировку

Отчет о командировке

Отчет о командировке составляется в свободной форме, но из него должно быть понятно:

• выполнено ли служебное задание;
• достигнуты ли цели поездки;
• что было сделано, какие работы (встречи, мероприятия) проведены.

Отчет визирует руководитель.

Получить пример отчета 

Авансовый отчет

Авансовый отчёт составляется по унифицированной форме № АО-1 (если в организации нет иной утвержденной формы).

К отчету нужно приложить финансовые документы:

1. квитанция или чек об оплате номера в гостинице
2. проездные документы:

• билеты на автобус, поезд, самолет
• если сотрудник ездил в командировку на автомобиле:

• чеки и квитанции на оплату ГСМ (оплата бензина)
• служебную записку (для отчета о сроках пребывания)
• путевой лист с  информацией о пробеге автомобиля, расходе топлива, маршруте.

Подробнее о том, как возместить расходы при командировке на машине, читайте в нашем материале.

3. Документы об оплате других сборов, связанных с поездкой. По согласованию с руководителем могут быть учтены:

• оплата VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
• плата за аренду автомобиля (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)
• проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Подтверждением расходов на такси могут быть чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами — см. Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».

• Оплата проезда во время командировки проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, если в локальном нормативном акте это предусмотрено.  (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
• Сервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

После проверки отчета бухгалтерия может скорректировать расчеты с сотрудником.  Если потрачено меньше средств, чем было получено авансом, работник обязуется их вернуть. Если, наоборот, были потрачены личные средства, их компенсирует организация.

Образец: квитанция такси

При бронировании номера на OneTwoTrip выберите необходимые параметры и изучите отзывы — это поможет вам найти идеальный вариант.