Как учесть расходы на платную парковку автомобиля в командировке

Иногда сотрудник отправляется в командировку на автомобиле, личном или служебном, либо берёт машину в аренду уже в пункте назначения — и при этом пользуется платными парковками. Являются ли такие затраты расходами компании? Как их компенсировать и какие документы для этого нужны? Разбираемся в этой статье.

Командировочные расходы или нет?

Для начала вспомним, какие затраты работодатель обязан возместить сотруднику, отправляющемуся в командировку. Согласно ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса и ч. 1 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, к ним относятся следующие расходы:

• На проезд до места назначения и обратно (сюда входят билеты на транспорт, а также бензин и платные автомобильные дороги, если сотрудник едет на машине).
• На аренду жилья.
• Суточные, то есть расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Командированный может тратить их по своему усмотрению, например, на ужин в кафе или билет в музей — отчитываться за суточные не нужно.
• Иные расходы, которые сотрудник совершает с ведома работодателя. Такие расходы обычно согласовываются до командировки.

Платная парковка отдельно в командировочные расходы не входит, однако компания может включить её в иные расходы, указав этот момент в положении о командировке.

Что нужно для подтверждения расходов на парковку

Разъяснения о том, какие документы могут подтвердить этот тип расходов, Минфин дал в Письме от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328. Согласно ему, сотрудник должен приложить к авансовому отчёту следующее:

• путевой лист — он подтверждает, что поездка носила рабочий характер, то есть припаркованный автомобиль был использован в служебных целях;
• кассовый чек, если организация, предоставляющая парковку, использует при расчётах контрольно-кассовую технику;
• или бланк строгой отчётности, если кассового аппарата у организации нет.

В документе должны быть указаны государственный номер автомобиля, место парковки, дата и время окончания движения автомобиля (то есть когда именно он был припаркован) и дата и время начала движения.

В наши дни стоянка чаще всего оплачивается через мобильное приложение: в крупных городах муниципальные платные парковки отображаются в специальном приложении. Для оплаты нужно внести некоторую сумму на виртуальный счёт, с которого будет списана стоимость парковки после её окончания. В приложении можно скачать кассовый чек, в котором отобразится информация о пополнении парковочного счёта и движении средств по нему — так бухгалтер поймёт, сколько денег списали и каков остаток аванса.

Проще говоря, документы должны подтверждать, что конкретный автомобиль использовался в рабочих целях и в чётко определённые дату и время находился на парковке, плату за которую компания возмещает сотруднику.

Расходы на парковку в бухгалтерском учёте

Если затраты на парковку личного автомобиля командированного включаются в состав командировочных расходов, то при расчёте налога на прибыль они учитываются в расходах и облагаются НДФЛ и страховыми взносами. 

Если оплата парковки личного авто сотрудника оформлена как выплата компенсации за использование личного имущества, то такая компенсация учитывается в расходах при налогообложении прибыли не более чем в сумме от 1 200 до 1 500 рублей в месяц (зависит от объёма двигателя машины) и не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Важно понимать, что расходы на парковку учитываются в пределах установленных нормативов по легковым автомобилям наравне со всеми иными расходами по обслуживанию автомобиля и вместе с компенсацией за использование личного имущества работника в служебных целях.

Расходы на парковку служебного автомобиля при расчёте налога на прибыль учитываются в составе расходов на содержание служебного автотранспорта. Компенсация сотруднику платы за стоянку при поездке на служебном автомобиле не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Расходы на парковку в налоговом учёте

Платная парковка включается в расходы по налогу на прибыль. У организаций на ОСНО при методе начисления расходы в виде стоимости парковки признаются на дату утверждения авансового отчёта. Если же компания платит налог при УСН или применяет кассовый метод, то отразить расходы по налогу она может и позднее даты утверждения авансового отчёта.