Как отправить сотрудника на конференцию

Конференции сегодня стали для бизнеса способом обменяться опытом и знаниями с другими компаниями, показать себя на рынке и найти новых партнёров и клиентов. Участие сотрудников в таких мероприятиях приносит реальную пользу. В статье расскажем, почему поездка на конференцию считается командировкой, как правильно её оформить и как совместить работу и отпуск.

Почему поездка на конференцию — это командировка

Согласно статье 166 ТК РФ, командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть если сотрудник едет на конференцию по инициативе работодателя, чтобы представить компанию, выступить с докладом, установить деловые контакты или пройти обучение, то это полноценная командировка. 

Также важно помнить, что согласно Постановлению Правительства № 501:

• В командировку можно направить только сотрудника, работающего по трудовому договору.
• Поездка должна иметь чёткую цель и сроки, зафиксированные в документах.

Следовательно, участие в конференции полностью подпадает под понятие служебной командировки, и компания обязана оформить всё официально. Это подтверждает и сложившаяся судебная практика, например, Постановление ФАС МО от 27.09.2007 г. N KA-A40/9456-07.

Как оформить поездку на конференцию

Сотрудников направляют в командировки на основании письменного решения работодателя, поэтому сначала необходимо издать приказ.

Приказ о направлении в командировку
Это основной обязательный документ, инициирующий деловую поездку, в нём указываются:

• Ф. И. О. и должность сотрудника.
• Цель командирования.
• Место назначения и сроки поездки.

Единой формы приказа нет, компания вправе разработать бланк самостоятельно. За основу можно взять форму № Т-9.

Служебное задание
В нём фиксируется цель командировки: участие в конференции, выступление, проведение встреч. Также важно указать конкретный перечень задач и ожидаемый результат — например, подготовка отчёта о новых трендах или список деловых контактов. Напоминаем, что С 2015 года оформление служебного задания перестало быть обязательным, но многие компании его используют для упрощения отчётности. 

Смета расходов и аванс
Смета составляется заранее и утверждается руководителем. В неё входят: билеты, проживание, суточные, регистрационный взнос, виза и страховка для зарубежных поездок, а также другие расходы, согласованные с руководством. Этот документ — основа для расчёта аванса.

После составления сметы необходимо выдать сотруднику аванс на командировочные расходы. Компания обязана возместить стоимость билетов и проживания, а сотрудник должен будет подтвердить эти расходы документально.

Суточные
Это фиксированная сумма, которую работодатель выплачивает сотруднику за каждый день командировки. Суточные предназначены для покрытия личных расходов в поездке, и отчитываться за них перед бухгалтерией не нужно. Размер выплаты работодатель устанавливает самостоятельно, но есть лимит, который не облагается НДФЛ и страховыми взносами:

• По России — 700 рублей в день.
• За границей — 2 500 рублей в день.

Суточные положены за все дни командировки, включая выходные и дни в пути. Исключение — однодневные поездки по России.

Отчётность
По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней сдать в бухгалтерию авансовый отчёт со всеми подтверждающими траты документами. На основании отчёта командированный должен вернуть неизрасходованный остаток аванса или получить дополнительную компенсацию, если расходов оказалось больше.

Если в компании утверждено использование служебного задания, то по возвращении сотрудник также обязан отчитаться о его исполнении.

Как оформить совмещение конференции и отпуска

Всё чаще сотрудники стараются совместить рабочую поездку и отдых — это явление называется bleisure. Например, можно задержаться в месте командировки на выходные или даже отправиться в отпуск сразу после выполнения служебного поручения. Закон это не запрещает, но важно правильно оформить документы.

Отпуск после командировки
Работодатель оформляет 2 приказа: один на командировку, второй на отпуск. После окончания рабочей поездки сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах. Сделать это можно онлайн, если в компании действует кадровый ЭДО, или сдать бумажный авансовый отчёт после выхода из отпуска на работу. При оформлении командировки через «OneTwoTrip для бизнеса» закрывающие документы формируются автоматически и синхронизируются с системами бухучёта.

Последним днём командировки считается день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника в поездке не нужно. При этом работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ) и оплатить сотруднику билет до места командирования. Билеты до места отпуска и обратно к месту работы сотрудник оплачивает самостоятельно. Компенсацию их стоимости работодателем признают экономической выгодой работника — в таком случае нужно будет удержать НДФЛ и взносы (Письмо Минфина РФ от 06.12.2019 N 03-04-06/94974).

Командировка после отпуска
Если сотрудник выезжает на конференцию прямо с места отдыха, работодатель оплачивает билеты из этого города в место проведения конференции и обратно — до постоянного места работы. В таком случае билеты не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (Письма Минфина РФ от 27.03.2019 N 03-04-06/20991, от 16.06.2017 N 03-03-06/1/37573).

Когда командировка сотрудника начинается сразу после отпуска, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить командированному аванс на оплату билетов и проживания, а также суточные.

Фото на обложке: @VisualBricks/Shutterstock