Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Из-за пандемии коронавируса многие компании вынуждены чаще отменять или переносить командировки сотрудников. Причины могут быть разными: внезапный ввод ограничительных мер в месте назначения, отмена мероприятия или болезнь командированного. Соответственно, многие задаются вопросом, как в таком случае правильно оформить отмену служебной поездки. Об этом рассказываем в нашем новом материале.

Шаг 1. Выпустите приказ об отмене командировки

Отмена командировки в связи с коронавирусом начинается с издания соответствующего приказа. В его текст необходимо включить следующие сведения:

• основания для отмены поездки
• имена и должности сотрудников, которых затрагивает приказ
• номер приказа о командировке, который аннулируется
• порядок возврата авансовых средств

Внести в приказ об отмене командировки коронавирус в качестве основания для отмены недостаточно — необходимо уточнить конкретную причину (ввод ограничительных мер, приостановка авиасообщения и т. д.) и сослаться на официальные документы, например, рекомендации Роспотребнадзора или распоряжение правительства РФ.

Если же сотруднику еще не был выплачен аванс и суточные на предстоящую поездку, можно ограничиться аннулированием изданного ранее приказа о направлении в командировку.

Шаг 2. Отмените бронирования

После оформления приказа об отмене командировки необходимо отменить бронирование гостиницы и сдать билеты (если только они не были куплены по невозвратному тарифу). 

В большинстве случаев за отмену брони предусмотрены штрафы или неустойки, а из стоимости билетов вычитаются различные сборы. Так что вернуть полную сумму вряд ли получится. Тем не менее, чем раньше вы отменяете бронирования, тем выше вероятность возврата средств.

Шаг 3. Произведите перерасчет средств

Затем сотрудник должен составить авансовый отчет, в котором следует указать, какая сумма была потрачена на покупку билетов и бронирование гостиницы и какую сумму удалось вернуть. К отчету необходимо приложить подтверждающие документы (квитанции о возврате средств, чеки и т. п.). 

Также сотрудник должен будет вернуть выплаченные ему авансовые средства и суточные в кассу компании или перечислить их на расчетный счет. После этого бухгалтерия производит перерасчет средств. При этом штрафы и комиссии за отмену бронирования рассматриваются как внереализационные расходы и поэтому не требуют удержания НДФЛ и страховых взносов.