Видеозапись вебинара доступна по ссылке.

Составление авансового отчёта не должно занимать больше 20 минут

Вы всё ещё думаете, что подготовка авансового отчёта — это очень сложно и долго? Бумажная волокита, согласование у нескольких руководителей, выписка из банка, получение долгожданного конверта с деньгами в бухгалтерии… Плюс в командировке нужно обязательно требовать везде кассовый и товарный чек с печатью, записи всех расходов. А по приезду вас ждёт тщательный и долгий процесс разбора чеков и своих записей. Неудивительно, что многие так не любят составлять эти отчёты — описанный подход отнимает много времени, сил и нервов.

Но на самом деле на оформление отчёта можно потратить не более 20 минут. Нужно просто грамотно подходить к планированию.

Составьте заранее смету расходов

Чтобы упростить этот момент, определите сразу статус командируемого. Кто летит в поездку: рядовой сотрудник или руководитель? В большинстве компаний существует ценовая политика, которая зависит от позиции сотрудника в компании. Значит, вы можете заранее прикинуть, сколько денег можно потратить на авиабилеты, отели и так далее.

Если в вашей компании нет ценовой политики в зависимости от статуса командируемого, нужно пользоваться здравым смыслом. Он подсказывает, что есть три критерия: цена, время и класс обслуживания. Билеты какого класса допустимо покупать? А отель — три звезды или пять? Насколько долгой будет дорога, если вы решите сэкономить, и как далеко будет расположен отель? Ответив на эти и похожие вопросы, вы сможете примерно понять уровень расходов.

Но иногда на первое место выходит такой критерий, как приоритет задачи. В этом случае бывает, что даже топ-менеджер, привыкший к первому классу, берёт билет в эконом, потому что важно оказаться в определённое время в определённом месте. Так что не забывайте учитывать этот момент.

Преимущество составления предварительной сметы в том, что у сотрудника появляется заранее согласованный с руководством бюджет на поездку. Фактически это карт-бланш на оплату билетов, отелей и прочих услуг.

Сделайте максимум предварительных платежей

Какие вообще будут расходы в поездке? Можно выделить следующие категории:

• организационные платежи — визы, приглашения, комиссионные, сервисные сборы, страховка;
• транспортные расходы (авиа или ж/д билеты, трансфер, аренда авто); 
• проживание в отелях;
• аренда коворкингов и бизнес-залов; 
• мобильная связь;
• суточные;
• представительские расходы;
• непредвиденные расходы. 

Большинство из этих расходов можно предусмотреть заранее и провести ещё до командировки. Например, заранее найдите транспортную компанию, чтобы заказать руководителю определённую машину с водителем, а не полагаться на не слишком надёжные такси. 

Проводить подобные платежи лучше всего по безналичному расчёту, потому что так деньги будет проще вернуть, если, к примеру, придётся отменить поездку. 

Контролируйте расходы во время командировки

Многим знакома ситуация, когда по возвращении из командировки вы обнаруживаете на столе кипу новых бумаг, массу задач, и ближайшие дни расписаны по минутам. Так что времени на то, чтобы доставать чеки из командировки и пытаться составить отчёт, может просто не быть. При этом на подготовку и сдачу авансового отчёта по закону у вас есть всего 3 дня, поэтому придётся задерживаться на работе и тратить много времени.

Чтобы не попадать в такую ситуацию, ведите учёт расходов ещё во время поездки.

• Используйте корпоративную кредитную карту (специальную для оплаты тревел-услуг)

Её удобно использовать для всех транзакций, а после просто посмотрите выписку по карте, и вся отчётность будет у вас перед глазами. Минус в том, что до сих пор не везде можно оплатить услуги кредиткой. К тому же, если командировка отменяется, возврат денег займёт время. 

• Установите на свой телефон мобильное приложение для учёта расходов. 

После каждой платы просто вносите туда расходы и сканируйте чеки либо вбивайте их вручную. Программа автоматически сформирует отчёт и отправит его на вашу почту. Например, Expensify (на английском языке).

• Ведите заметки

Если в вашей компании нет корпоративной кредитки, а пользоваться приложением вы по какой-то причине не можете, заносите расходы в заметки и фотографируйте чеки. Ещё можно распечатать форму авансового отчёта и каждый вечер вносить в неё данные от руки. Оцифровать эту информацию будет несложно.

Один из самых важных принципов работы с расходами на командировку – двойная проверка. Поэтому, если вы работаете с контрагентами (рестораны, транспортные компании или другие сервисы, которые вы используете в командировки), договоритесь со своим менеджером о том, чтобы он отправлял вам чеки в мессенджере или на почту. Тогда можно не беспокоиться, что вы что-то потеряете или забудете.

Автоматизируйте процессы

Автоматизировать подготовку и проведение командировки, а также составление авансовых отчётов, можно с помощью специальных сервисов. Можно настроить внутри компании систему, которая будет автоматически пересчитывать расходы, уже внесённые в предварительную смету, или уже оплаченные счета будут автоматически конвертироваться в авансовые отчёты. Тогда анализ расходов станет более детальным и займёт меньше времени.

Например, в этом поможет сервис для организации командировок OneTwoTrip for Business. Он помогает полностью организовать поездку в командировку: купить авиа или ж/д билеты и забронировать номер в отеле. В ближайшем будущем также появится возможность заказать трансфер. При этом вы получаете закрывающие документы. На текущий момент в сервисе учтены все требования, которые возникают у юридических лиц при организации командировок.

Преимущества сервиса OneTwoTrip for Business:

• Цены на услуги

Изначально OneTwoTrip продавал тревел-услуги для физических лиц. За годы работы сервис подключил к своей системе огромное количество авиакомпаний и отелей, и многие поставщики предлагают лучшие цены на рынке. 

Клиенты OneTwoTrip for Business получают самые выгодные предложения, и цены для компаний зачастую ниже, чем при покупке через обычный тревел-сервис для физических лиц.

• Огромный выбор

На платформе есть всё для удобной организации поездки: билеты более 900 авиакомпаний всех классов перелётов, от лоукостеров до первого класса; более 2 000 000 различных вариантов размещений по всему миру, от хостелов и апартаментов до 5-звёздочных отелей; ж/д билеты по России и Казахстану и Европе.

• Удобный сайт и личный кабинет

Мы взяли интерфейс OneTwoTrip для физических лиц, который знаком и понятен миллионам путешественников, и адаптировали его для работы юрлиц. Форма поиска привычная и удобная, в ней сразу можно указать все ограничения и предпочтения. 

Личный кабинет сделан под нужды организаций: есть удобная записная книжка, в которую заносится информация о заказах, людях и картах лояльности. 

• Удобные варианты оплаты

Заказ можно оплачивать корпоративной кредитной картой или с расчётного счёта.

• Возможность настроить лимиты 

Если в вашей компании есть тревел-политика, сервис можно настроить с её учётом. Например, ограничить поиск отелей по количеству звёзд или разрешить определённым категориям сотрудников покупать только билеты в эконом-класс. Также можно установить денежные лимиты.

• Закрывающие документы

В электронном виде доступны сразу, а оригиналы можно получить по почте или курьером.

• Подробная аналитика

Можно смотреть, сколько компания тратит денег на бизнес-поездки, расходы отделов, сотрудников и так далее.