Оформление командировки за границу

Мы уже рассказывали, как правильно оформить командировку сотрудника по России. Командировки за границу требуют аналогичных документов, но имеют специфику в финансах.

Кроме того, в период пандемии коронавируса выезд за границу может быть затруднен из-за различных ограничений или отсутствия авиасообщения. Здесь можно подробнее ознакомиться с рекомендациями по организации заграничных командировок с учетом коронавирусных ограничений.

Дополнительные расходы

Объем расходов в зарубежных командировках внушительнее, чем в поездках по России. Помимо расходов на проезд, найм жилья, компания дополнительно возмещает сотруднику затраты на (п. 23 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• оформление загранпаспорта, визы
• оплату обязательных консульских сборов
• сборы за право въезда/транзита автомобиля, если сотрудник едет в командировку на личном авто
• оформление обязательной медстраховки
• другие обязательные платежи, например, сборы в гостинице

Чтобы покрыть эти затраты, сотруднику можно выдать аванс. Потом эти суммы нужно включить в авансовый отчет работника по итогам командировки — для целей учета.

Расчет суточных

Для расчета суточных важны даты пересечения границ (чтобы понимать, в каком размере их начислить). При выезде из России день пересечения границы РФ считается нахождением за рубежом. Наоборот, при возвращении день пересечения границы РФ оплачивается в рублях как командировка по России (п. 17 и 18 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подтвердить длительность командировки помогут:

• отметки  о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом
• проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и проч.
• приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам.

Пример

ООО “Компания” направляет менеджера в командировку в Германию и Испанию. Длительность поездки — 5 дней.

В положении о командировках ООО “Компания” установлены лимиты суточных на командировки по зарубежным странам  и РФ:

• Германия — 60 евро
• Испания — 70 евро

• Россия — 600 рублей.

1 августа в сотрудник  вылетел из Москвы в Германию в 20.00. Время прилета 23.15 по мск (22.15 по местному времени). Границу сотрудник пересек 1 августа. Суточные за 1 августа нужно выплатить в размере 60 евро.

В 3 августа в 17.00  менеджер вылетел из Германии и прилетел в Испанию вечером того же дня. Суточные за 3 августа будут выплачиваться по “испанским” нормам — 70 евро.

5 августа  сотрудник вылетел из Испании и  приземлился в Москве. Суточные за этот день будут считаться как за командировки по России — 600 рублей.

Итого:

• 1 и 2 августа — суточные по германской норме 60 евро. Всего  120 евро за два дня.
• 3 и 4 августа — суточные по нормам, принятым для Испании — 70 евро. Всего 140 евро за два дня.

• 5 августа — суточные по России 600 руб.

На усмотрение компании деньги можно выдать в рублях или иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Отчетные документы

Для бухгалтерского и налогового учета подтверждающие документы (договоры найма, оплата трансфера, гостиничные чеки, квитанции об обмене валюты и проч.) на иностранном языке следует построчно перевести на русский.