Как оформить командировку за границу

Заграничная поездка по работе — это больше, чем перелёт и деловые встречи. Такую поездку важно правильно оформить, учитывая все её особенности. В статье расскажем, чем командировка в другую страну отличается от внутренней, какие документы нужны и как платить суточные.

Чем отличается командировка за границу

Зарубежная командировка — это поездка сотрудника за пределы страны по распоряжению работодателя. После неё командированный возвращается к месту постоянной работы и продолжает выполнять привычные обязанности. Заграничные поездки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами, Постановлением Правительства N 501, а также нормативными актами, регулирующими правила пересечения границы.

Между внутренними командировками и заграничными есть ряд различий, которые мы привели в таблице ниже.

Как оформить командировку за границу: пошаговое руководство

Оформление загранкомандировки практически не отличается от поездки внутри страны и включает следующие основные этапы:

1. Выбрать сотрудника, который поедет в командировку. Помните, что по ТК РФ есть несколько категорий работников, которых нельзя направлять в бизнес-поездки или можно только с их письменного согласия.
2. Издать приказ о направлении в командировку. В документе нужно прописать данные сотрудника, сроки поездки, место направления и цель командирования.
3. Рассчитать рабочее время, размер командировочных расходов и суточные. Суммы зависят от срока и страны назначения.
4. Выдать аванс на командировочные расходы, чтобы сотрудник мог купить билеты, оплатить жильё, визу и консульские сборы.
5. Оформить медицинскую страховку и документы для въезда — например, получить загранпаспорт или визу.

По возвращении из командировки сотрудник должен оформить авансовый отчёт и вместе с подтверждающими траты документами сдать его в бухгалтерию. Также командированному нужно подтвердить фактические сроки поездки. Для этого можно предоставить загранпаспорт с отметками о пересечении границы, проездные документы, чеки и квитанции за оплату транспорта. Если командировка предстоит в страну, где не делают отметку о пересечении границы, то можно оформить командировочное удостоверение. 

Суточные за границей

Лимит суточных для заграничных командировок, который не облагается налогом, — 2 500 рублей в день. Размер выплаты работодатель устанавливает самостоятельно — он зависит от страны, куда направляется сотрудник. Для расчёта можно ориентироваться на Постановление Правительства РФ N 812, в котором приведены размеры выплат для бюджетников и военнослужащих. Например, суточные в Казахстане составляют 55 долларов в день, во Франции — 65 долларов, а в США — 72 доллара.

Деньги сотруднику можно выдавать в рублях или в валюте по курсу ЦБ на день выдачи. Для расчёта суточных важно учитывать дату пересечения границы. В день выезда из России суточные рассчитываются по нормам для заграничных поездок, а в день возвращения — по нормам для России. Если сотрудник направляется в командировку в два и более государств, то за день пересечения границы суточные выплачиваются по нормам страны направления (п. 13–15 Постановления N 501). Даты проверяют по отметкам в загранпаспорте или проездным документам.

Отчётные документы

По возвращении из командировки сотрудник должен в течение трёх дней сдать в бухгалтерию авансовый отчёт и документы, подтверждающие траты:

• Билеты и посадочные талоны.
• Путевой лист, служебная записка и чеки на оплату бензина, если сотрудник ездил на своём авто.
• Счёт на оплату отеля или договор найма жилья.
• Другие документы, подтверждающие согласованные с руководством расходы.

Подтверждающие документы должны быть на русском языке или на языке страны с переводом на русский.

Больничный в заграничной командировке

клинику и оформить больничный лист. По возвращении командированному нужно сделать нотариально заверенный перевод документа и обменять его на лист временной нетрудоспособности российского образца. Для этого необходимо обратиться в местную больницу, частную или государственную, например, по прописке.

Перед зарубежной командировкой важно оформить сотруднику медицинскую страховку. Она нужна для полной или частичной компенсации расходов на экстренную и неотложную помощь за границей, подбор клиники и врача. Без страховки или подтверждённого в России больничного листа работодатель не может компенсировать расходы на лечение.

Максимальный срок командировки за границу

Закон не ограничивает максимальную длительность рабочей поездки, но важно. чтобы она была конечной (ст. 166 ТК РФ). Срок командировки определяет работодатель с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Постановления N 501). Продолжительность поездки утверждается приказом заранее, чтобы бухгалтерия могла рассчитать командировочные расходы, суточные и учесть рабочее время сотрудника. При необходимости командировку можно продлить.

Также важно помнить, что если сотрудник находится в заграничной поездке более 183 дней, то он перестаёт быть налоговым резидентом РФ (ст. 207 НК РФ). Это значит, что он не сможет получать налоговые вычеты, а также должен будет платить НДФЛ в размере 30%, а не 13%.

Фото на обложке: @DmytroZinkevych/Shutterstock