Как оформить и учесть расходы на проезд

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ, работодатель обязуется возместить транспортные расходы сотрудника на проезд к месту командировки. 

В этой статье мы рассмотрим, как оформить расходы на проезд в командировке и какие подтверждающие документы для этого нужны.

Подтверждение расходов на проезд

Чтобы компенсировать сотруднику стоимость проезда до места командировки и обратно, в первую очередь работодатель должен получить от него документы, подтверждающие расходы на транспорт.

Основным документом, с помощью которого сотрудник подтверждает все связанные с рабочей поездкой расходы, является авансовый отчет. Сотруднику необходимо представить отчет не позднее трех дней после возвращения из командировки. К авансовому отчету следует приложить подтверждающие документы: билеты, квитанции, чеки и так далее.

В зависимости от использованных видов транспорта и формата билетов (бумажный или электронный), подтверждающие документы могут отличаться. Например, если до места командировки сотрудник добирался на самолете, то к авансовому отчету следует приложить посадочный талон и билет (бумажный или распечатанный электронный).

В случае использования железнодорожного транспорта, сотрудник должен предоставить либо бумажный билет, либо распечатанный электронный билет. Проезд на автобусе помимо билета можно подтвердить талоном или кассовым чеком. 

Иногда сотрудники могут добираться до места командировки на личном или служебном автомобиле. В этом случае компания должна компенсировать стоимость бензина и техобслуживания автомобиля во время поездки. Основанием для компенсации служат чеки с автозаправок, а также чеки из автосервисов.

Оформление расходов

Также для правильного оформления важно знать, как учесть расходы на проезд в командировке. Благодаря правильному оформлению транспортных расходов командированного сотрудника компания может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму входного НДС по билетам.

Сведения о транспортных расходах стоит вносить только после того, как сотрудник использует купленные билеты и представит авансовый отчет. Это важно, так как у бухгалтерии будут подтверждающие документы для учета расходов. При этом входной НДС разрешается вычитать на основании билетов, в котором налог выделен отдельной строкой.

Если возникла ситуация, при которой сотруднику пришлось поменять или сдать билет и при этом был удержан штраф, то это тоже можно учесть в налоговых расходах (но только если это было заранее согласовано с работодателем). Тем не менее, если сотрудник опоздал на рейс или на поезд по своей вине, то учитывать расходы на билет в налоговом учете не следует.

Порядок компенсации транспортных расходов сотруднику регулируется Трудовым кодексом, трудовым или коллективным договором, а также положением о служебных поездках, принятом в организации.