Как избежать трудностей при организации командировок

Большие расходы, сложности с бронированием отелей и билетов, потеря важных документов сотрудниками — всё это усложняет процесс организации деловых поездок. В материале расскажем, с какими проблемами сталкиваются компании, которые отправляют сотрудников в командировки, и как их решить.

Долгие поиски билетов и отелей на разных сайтах

Каждый отдельный поиск требует заново вводить данные, выставлять фильтры, просматривать результаты. Это тормозит процесс выбора. В итоге сотрудники могут устать и остановиться на не слишком подходящем варианте, чтобы поскорее завершить процесс.

Решение

Все билеты и брони в одном окне

С помощью «OneTwoTrip для бизнеса» вы можете одновременно искать билеты на поезд, самолёт или автобус и отели. Это позволяет сэкономить время, получить лучшие предложения, не переключаться между вкладками и бронировать всё необходимое в одном сервисе.

Подбор выгодных вариантов, сравнение цен

Разные платформы предлагают отличающиеся условия бронирования. Например, где-то может быть доступна опция возврата билетов, а где-то — нет. Допустим, вам нравятся четыре отеля, которые размещены на разных ресурсах, но нужно остановиться на одном из них. Придётся самостоятельно сравнивать цены и условия для каждого найденного варианта.

Решение

Сравнение цен на одном сайте

«OneTwoTrip для бизнеса» предлагает номера и апартаменты в 2 миллионах отелей по всему миру и билеты на самолёт от 800 авиакомпаний. Вам доступно огромное количество вариантов, поэтому можете ранжировать все понравившиеся предложения по цене и выбирать среди них.

Высокие цены

У компаний всегда фиксированный бюджет на командировки. Получается, если заказать отель или билеты на транспорт по высокой цене, у сотрудника останется меньше средств на другие расходы, например, на питание или перемещение по городу. Хуже всего, если цены на билеты и отели оказываются настолько высокими, что компания вообще отказывается от деловой поездки: например, от корпоратива или обучающего мероприятия. Это демотивирует сотрудников, и они испытывают разочарование от того, что компания недостаточно вкладывается в их развитие.

Решение

Скидки до 35% и бонусная система от «OneTwoTrip для бизнеса»

В «OneTwoTrip для бизнеса» доступны варианты на любой бюджет. Бронируя проживание и переезды через сервис, можно сократить командировочные расходы на 20–30%. Во-первых, многие отели и билеты стоят дешевле рынка, а партнёры предлагают выгодные скидки для корпоративных клиентов, во-вторых, сервис не требует фиксированной ежемесячной оплаты. А ещё действует программа лояльности: за каждое бронирование компания получает бонусы, которыми можно оплачивать следующие поездки.

Невозможность делегировать бронирование другим сотрудникам

Когда процессом бронирования занимается только один ответственный человек, сроки подготовки деловых поездок затягиваются, а риск ошибок из-за человеческого фактора повышается. Билеты на самолёт, купленные на неверные даты, или неправильная категория номера в отеле — всё это может стать неприятным сюрпризом для командированных сотрудников.

Решение

Самостоятельное бронирование

Командированные сотрудники могут сами подбирать проживание и билеты через личный кабинет «OneTwoTrip для бизнеса». Это снижает нагрузку на тех, кто занимается организацией командировок, и позволяет работникам ориентироваться на собственные предпочтения в плане комфорта.

Чтобы не превышать заложенный бюджет, вы можете настроить тревел-политику и ограничить возможность расходовать средства. Например, сотрудники не смогут бронировать номера стоимостью больше 6 000 рублей за ночь.

Фиктивные чеки в отелях

Некоторые объекты размещения принимают оплату наличными и выписывают чеки, которые не принимаются в бухгалтерии.

Решение

Оплата через сервис любыми способами: депозит, постоплата, корпоративный счёт

Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» легально работает с отелями по договору и проводит онлайн-оплату любыми способами. Все документы о проживании предоставляются клиентам, чтобы они могли учитывать их в командировочных расходах.

Потеря посадочных талонов и других проездных документов

Иногда сотрудники теряют посадочные талоны и чеки — это обычный человеческий фактор. Но он создаёт проблемы бухгалтерам, которые обязаны прикладывать документы во внутренние учётные системы.

Решение

Все документы — в личном кабинете

Все проездные документы хранятся онлайн в личном кабинете «OneTwoTrip для бизнеса». Бухгалтеры могут выгрузить их в любой момент и прикрепить к авансовому отчёту, а сотрудникам не нужно беспокоиться о сохранении чеков.

Сбор документов для отчётности

Даже если документы целы и не утеряны, их нужно выгрузить в систему бухгалтерского учёта. Это не всегда удобно, особенно если все документы находятся в разных местах, и нужно собирать и загружать их вручную.

Решение

Интеграция с 1С, выгрузка отчётов из личного кабинета

Все документы (акты, счета-фактуры, авиа- и ж/д билеты, авансовые отчёты) формируются в личном кабинете и автоматически загружаются в 1С:Бухгалтерия, чтобы бухгалтеры не делали это вручную.