Деловая поездка по России: оформление и выплата суточных

Командировка — это поездка сотрудника организации в населенный пункт, удаленный от постоянного места работы, для исполнения трудовых обязательств. 

На время деловой поездки за сотрудником сохраняется место и средний заработок. Работодатель при этом обязан возместить затраты сотрудника на проживание, проезд и другие нужды во время командировки.

В нашей статье мы рассмотрим особенности оформления деловых поездок по России, а также выплату суточных.

Оформление деловой поездки по России

Прежде чем отправлять сотрудника в командировку, нужно убедиться, что работодатель имеет право это сделать. Согласно ТК РФ в служебную командировку нельзя отправлять:

• Беременных женщин. Срок беременности не влияет на решение о поездке;
• Работников, не достигших 18 лет. Однако, если деятельность относится к творческой профессии, работодатель имеет право направить сотрудника в командировку;
• Работников с инвалидностью. Если командировка выпадает на курс реабилитации работника-инвалида, отправить его нельзя;
• Сотрудников с ученическим договором. Исключением может стать случай, при котором командировка связана с ученичеством;
• Зарегистрированных кандидатов на выборы. Отправлять в командировку нельзя только в период проведения выборов.

Также есть категории сотрудников, которых можно отправить в командировку только при получении письменного согласия. Это:

• Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
• Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
• Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
• Сотрудники с детьми-инвалидами.

Приказ для оформления командировки по России

Для оформления командировки руководителю потребуется создать приказ. Он может быть составлен в свободной форме. Однако, обязательно должен включать:

• Название компании;
• ФИО сотрудника, его должность и отдел;
• Сроки и цели поездки;
• Страну или город назначения.

Приказ должен быть подписан руководителем, командированным и уполномоченным лицом.

Порядок выплаты суточных в командировке по России

Работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке. Эти расходы включают в себя:

• Оплату проезда;
• Оплату аренды жилья;
• Суточные;
• Другие расходы, о которых знал работодатель.

Суточные выдаются на дополнительные расходы за каждый день в командировке и могут быть израсходованы по усмотрению сотрудника. Это также относится к выходным, нерабочим праздничным дням и дням нахождения в пути. Даже если в пути командированный был вынужден остановиться, за эти дни работодателю также нужно выплатить суточные.

Размер суточных в командировке по России

Работодатель вправе сам определять размер суточных. Обычно, эти правила прописываются во внутренних актах компании. 

Для суточных в командировке по России есть лимит, который не облагается налогом — 700 рублей в день (для загранкомандировок — 2500 рублей). 

Если у сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться домой, то работодатель не обязан выплачивать суточные.

Если сотрудник находился в пути или работал в выходные или праздничные дни, компенсация выплачивается в двойном размере. Либо по желанию сотрудника можно получить одинарное возмещение и дополнительный день отгула.

При однодневных командировках по России суточные не выплачиваются

Однако, работодатель может предусмотреть альтернативную компенсацию, также указанную в локальных актах компании. С суммы этого возмещения нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Такую компенсацию суточных нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.