Как работать с бизнес-документами в период пандемии

В период глобальной пандемии многие компании были вынуждены перейти на удаленную работу. Этот шаг серьезно изменил многие бизнес-процессы, в том числе документооборот. Если раньше большая часть бизнес-документов создавалась и обрабатывалась в физическом, бумажном виде, то теперь компании массово переходят на электронный документооборот. 

Сегодня мы поговорим о том, как правильно организовать работу с документами в текущих условиях.

Шаг #1

После принятия принципиального решения о введении электронного документооборота этот факт нужно отразить в учетной политике компании. Там должно быть указано, что организация работает с документами, которые составлены в электронном виде и подписаны с помощью электронной подписи.

Шаг #2

Чтобы полностью перейти на электронный документооборот, вся схема работы с офлайн-документами должна быть перенесена в онлайн. Чтобы это сделать, сначала нужно составить схему движения документов: на каком этапе рождается тот или иной документ, сколько стадий согласования проходит, какие из них занимают больше всего времени. 

Планирование электронного документооборота должно проходить так, чтобы учитывать эти узкие моменты и слабые звенья. Внедрение технологий должно повышать эффективность.

Шаг #3

После составления схемы документооборота нужно переходить к выбору подходящих для этого программных инструментов. Это может быть отдельная система ЭДО, либо автоматизироваться могут конкретные бизнес-процессы. К примеру, с помощью OTT For Business компании автоматизируют процесс организации командировок и в электронном виде формируют закрывающие документы.

Шаг #4

После выбора подходящих решений необходимо провести пилотный проект по их внедрению. Сразу переводить всю компанию на электронный документооборот – слишком рискованное решение, которое может поставить под угрозу работоспособность бизнеса в целом. 

Шаг #5: 

После завершения пилотного проекта и оценки результатов, в случае положительного решения, стоит провести расширение электронного документооборота на всю компанию. Отдельная задача – оповестить ваших контрагентов о том, что теперь все или определенные документы ваша компания принимает в электронном виде.