Как пользоваться интеграцией

Активация сервиса

Для начала работы нужно активировать возможность использования сервиса и получить персональный идентификатор в личном кабинете на сайте.

 

В разделе «Интеграции» получите идентификатор.

Для этого кликните на переключатель справа

В открывшимся окне скопируйте идентификатор и нажмите «Готово»

Настройка обработки загрузки

Функционал по загрузке данных из сервиса доступен в разделе «Покупки» – «Сервис» – «Загрузка документов от Вайт Тревел».

При первом открытии в качестве даты загрузки будет установлена дата начала года. Если эта дата будет меньше текущей даты запрета изменений, то  в качестве даты начала загрузки будет установлена дата, следующая за датой запрета.

После получения идентификатора скопируйте его в поле «Идентификатор клиента» в разделе «Настройки подключения».

В форме также есть следующие настройки:

• Адрес сервера 
  • По умолчанию – основной сервер для получения данных.
  • Тестовый (указывается вручную) – для тестирования дополнительного функционала.
• Договор – обязательное поле для заполнения.
  Содержит текущий договор с ООО «Вайт Тревел».
  Будет установлен как договор в документах поступления услуг.
  Пожалуйста, укажите корректный текущий договор с ООО «Вайт Тревел».
• Дата начала обмена – это дата, с которой будут запрошены данные из сервиса.
• Режим загрузки имеет два значения:
  • «Только новые» — то есть не загруженные ранее (используется по умолчанию).
  • «Все (с даты обмена)» — позволяет загружать документы при технической необходимости (например, после восстановления базы из резервной копии). Не позволяет повторно загружать документы, имеющиеся в базе. 
• Создавать авансовые отчёты
  Позволяет создавать авансовые отчёты на основании купленных билетов и бронирований. Дата документа — последний день месяца, в который была командировка.
  Период командировки рассчитывается от даты первого купленного билета до даты последнего купленного билета.
• Настройки распределения по счетам — это панель, которая позволяет выбрать правило, по которому загружаемые акты будут получать счет учета, субсчет, субконто. Выберите один из трех вариантов правил: «Все на один счет», «По номенклатуре», «По кост-центрам».
  • «Все на один счет» позволяет проставлять только один счет, субсчет и субконто документам по всем заказам

при необходимости проверьте счет учета выбранной номенклатуры, как показано ниже

Чтобы настроить отражение услуг по необходимому счёту учёта, укажите это в разделе «Счета учёта номенклатуры» вашей 1С:Бухгалтерии. Для этого нажмите «Справочники» – «Номенклатура» – «Счета учёта номенклатуры».

• • «По номенклатуре» — правило, при котором счет учета каждому расходу проставляется в зависимости от номенклатуры расхода, которая указана.

Для работы этого правила необходимо задать счета учета для каждого вида номенклатуры. Как указано выше.

• • «По кост-центрам» — правило, при котором акты попадают на счета учета в зависимости от кост-центра, который был указан у сотрудника в личном кабинете серевиса «OneTwoTrip для бизнеса». 

При этом, нужно один раз проставить соответствие кост-центра и номенклатуры услуг в поле, показанном выше и нажать «Сохранить соответствие и закрыть». Далее у каждой указанной номенклатуры нужно выбрать счет учета в разделе «Счета учета номенклатуры» как описано выше. После этих действий при загрузке документов счета учета у каждого расхода будут проставляться автоматически.

Загрузка данных

Если указанный ID клиента активен и сервис для загрузки доступен, то вы сможете нажать кнопку «Загрузить». После этого начнётся получение данных.

Для соотнесения данных о физических лицах в личном кабинете и в 1С используется сопоставление по фамилии, имени, отчеству и дате рождения. Если соответствие не найдено, до начала загрузки появится окно с предложением сверить данные вручную. Такие данные будут сохранены для последующих загрузок. 

Загрузка документов будет запущена после соотнесения данных и нажатия кнопки «Записать и продолжить». Загрузка не продолжится, пока не будут указаны все соответствия. При закрытии окна загрузка отменится.

После загрузки появится сообщение о её завершении.

Оповещения и уведомления

1. При запуске базы 1С:Бухгалтерия проверяется наличие новых документов. Если они найдены, вы увидите всплывающее уведомление.

При нажатии на него откроется основная форма загрузки.
Для проверки наличия документов используются последние настройки подключения.

2. При открытии основной формы загрузки проверяется актуальность версии. Если вышла более новая версия, вы увидите информацию о необходимости обновления со ссылкой на страницу загрузки.

Документы и справочники

Используются следующие элементы базы данных:

Контрагенты

Осуществляется поискимеющихся элементов в справочнике контрагентов по ИНН и КПП. Если элемент не найден, создаётся новый — с полученными из сервиса ИНН, КПП и наименованием.

Физические лица

Осуществляется поиск имеющихся элементов в справочнике физических лиц по ФИО и дате рождения. Если элемент не найден, предлагается либо соотнести данные вручную, либо самостоятельно создать новое физическое лицо и установить соответствие.

Билеты

Создаются в соответствии с полученными данными.
Содержит реквизиты:

• Номер – номер купленного билета;
• Дата – дата приобретения билета;
• Перевозчик – организация, оказывающая услугу;
• Сотрудник – физическое лицо, но имя которого приобретён билет;
• Маршрут – кодовое обозначение маршрута (как в билете);
• Дата отправления – дата отправления.

Поступление билетов

Создаются в соответствии с полученными данными.
Содержит реквизиты:

• Акт – номер акта, в котором отражена покупка билета;
• Дата акта — дата акта, в котором отражена покупка билета;
• Билет – приобретенный билет;
• Контрагент – продавец (Вайт Тревел);
• Договор – договор (с Вайт Тревел);
• Сумма – стоимость билета + таксы и сборы.
• НДС – НДС такс + НДС билета.

Поступление билета отражается в счёте 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Связанные с билетом акты можно посмотреть по гиперссылке рядом с датой акта.

Поступление товаров и услуг

Создаются в соответствии с полученными данными.
Содержит реквизиты:

• Акт – номер акта, по которому приобретён билет или услуга;
• Дата акта — дата акта, по которому приобретён билет или услуга;
• Контрагент – продавец (Вайт Тревел);
• Договор – договор (с Вайт Тревел);

Табличная часть может содержать следующие виды услуг:

• Услуги по проживанию – по умолчанию отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы»;
• Комиссия (Вайт Тревел) за агентские услуги — по умолчанию отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы»;
• Оплата бонусами – отрицательная сумма, уменьшающая сумму покупки. В бухгалтерском учёте отражается вручную на усмотрение бухгалтера, т.к. является прочим доходом.

Счёт-фактура

Создаётся автоматически, если документ поступления содержит НДС.
Дата и номер счёта-фактуры устанавливаются в соответствии с полученными данными из личного кабинета.

Авансовый отчёт

Документ создаётся автоматически, если при загрузке поставить флаг «Создавать авансовые отчёты».

Документ формируется на каждого сотрудника (на имя которого приобретались билеты) .

Включает в себя данные билетов и бронирований, полученных во время загрузки.

За дату начала командировки берётся самая ранняя дата загруженного билета, за дату окончания — дата самого позднего билета.
Суточные не рассчитываются.

Документ не проводится автоматически, т.к. требует контроля со стороны бухгалтера.