«Отделы»: новая функция в «OneTwoTrip для бизнеса»

Мы запустили новый раздел — «Отделы». Теперь вы можете настраивать тревел-политику и схему согласования сразу для группы сотрудников, а не отдельно для каждого. Это позволит экономить время, исключить ошибки и сделать управление рабочими поездками ещё удобнее и прозрачнее. В статье расскажем, как создать и настроить «Отделы».

В чём суть функции «Отделы»

Раньше при добавлении нового сотрудника, нужно было вручную назначать ему тревел-политику, схему согласования и проверять, совпадает ли она с коллегами. Теперь всё проще. С новой функцией вы можете задать одну политику и схему согласования на целый отдел, например, «Поддержка», и все сотрудники в нём автоматически получат эти настройки.

В новом разделе:

• Интуитивно понятный интерфейс, который позволяет легко отличать отделы от кост-центров.
• Упрощённая иерархия сотрудников и более удобная настройка согласований и тревел-политик.
• Облегчённая навигация по отделам в списках сотрудников и отчётах.

Как создать и настроить «Отделы»

Чтобы создать «Отдел», вам нужно зайти в личный кабинет в раздел «Моя компания», выбрать «Отделы» и нажать кнопку «Добавить новый отдел». Затем нужно указать название отдела, назначить схему согласования и тревел-политику, выбрать руководителя и добавить сотрудников. Схема согласования и тревел-политика по умолчанию распространяются и на руководителя, и на сотрудников отдела — эти настройки можно изменить индивидуально на странице сотрудника.

Название отдела

Это обязательное поле для заполнения. Благодаря нему вы сможете быстрее находить нужные отделы — например, «Продажи», «IT», «Маркетинг». Менять название может только сотрудник с правом «Создавать и редактировать отделы».

Схема согласования

Она определяет, кто будет одобрять или отклонять заказы сотрудников. Чтобы настроить схему, нужно указать её название, выбрать, кто оплачивает заказ и кому требуется согласование. Поле согласований не является обязательным для заполнения в «Отделах».

Если в компании используется многоуровневое согласование, то можно добавить несколько этапов. Например, если заказ нарушает тревел-политику, его согласовывает руководитель, после чего заказ переходит на следующий этап. Схемы согласования бывают следующие:

• 1 этап — 1 участник согласования. Это значит, что все заказы согласовывает один человек.

• 1 этап — несколько участников согласования. При такой схеме нельзя оплатить заказ, пока его не согласуют все участники.

• 1 этап — любой из участников может согласовать заказ. В таком случае, остальные участники получат письмо с решением на электронную почту.

• Несколько участников согласования на разных этапах.

Если в схеме согласования выбран руководитель, но в отделе, к которому привязан сотрудник, руководитель не назначен, этот шаг пропускается. Если сотрудник одновременно является и руководителем, и участником процесса согласования, этот шаг также пропускается.

Тревел-политика

Это документ, регламентирующий командировки. Он отражает ответственных за организацию поездок, допустимые категории отелей, класс билетов и лимит их стоимости.

В этом разделе можно задать название тревел-политик, отдельно настроить параметры для авиабилетов, ж/д билетов, отелей и такси. В каждом подразделе можно указать бюджет и возможное превышение, условия бронирования, класс и ограничения направлений. Это поле не обязательно для заполнения в «Отделах».

Руководитель отдела

Это необязательное поле для заполнения. Назначить руководителя отдела может сотрудник с правами «Создавать и редактировать отделы». Работника можно добавить в один отдел одновременно и как руководителя, и как сотрудника. Также руководитель одного отдела может быть сотрудником другого.

Сотрудники отдела

Добавлять сотрудников в отдел могут те, у кого есть права «Назначать тревел-политики, тип согласования и отделы». Сотрудник может одновременно быть в нескольких отделах — например, руководителем одного и сотрудником другого. Каждому из сотрудников можно индивидуально настроить тревел-политику и схему согласования.

Что ещё важно знать об «Отделах»

Возможность редактирования «Отделов» зависит от наличия прав у конкретного сотрудника. В таблице ниже оставили памятку, кому и какой доступен функционал.

Категория сотрудника	Доступные функции
Администратор	Просматривать раздел «Отделы».
С правом «Создавать и редактировать отделы»	Просматривать раздел «Отделы».Создавать и удалять отделы.Редактировать отделы: менять название, назначать тревел-политику и схему согласования, добавлять руководителя и сотрудников.
С правом «Назначать тревел-политики, тип согласования и отделы»	Просматривать раздел «Отделы».Добавлять сотрудников в отдел.

Фото на обложке: @DrazenZigic/Shutterstock