Командировочное удостоверение 2025: для чего нужно и как правильно оформить

Любая командировка должна быть подтверждена документами, чтобы организация могла отчитаться перед налоговой, а сотрудник — получить компенсацию трат в рабочей поездке. Одним из способов подтверждения является командировочное удостоверение, в котором указывается, что работник находился в деловой поездке и выполнял служебные поручения.

С 2015 года этот документ не является обязательным, но многие организации продолжают использовать его для удобства учёта. В статье расскажем, зачем нужно командировочное удостоверение в 2025 году, как его оформить и что можно использовать вместо него.

Что такое командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение — это отчётный документ, который подтверждает, что сотрудник находится в деловой поездке по заданию руководителя. Он фиксирует ключевые моменты поездки: кто, когда, куда и зачем направляется.

Документ также называют командировочным листом. Готовит его сотрудник отдела кадров или бухгалтерии на основе приказа о направлении в поездку. Каждое удостоверение, которое выписывают в компании, нужно регистрировать в специальном журнале. На основании этого документа бухгалтерия имеет право списывать командировочные расходы.

С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ №1595 от 29 декабря 2014 года) — теперь каждая компания самостоятельно решает, использовать ли его для учёта. Подтвердить факт командировки сейчас можно приказом о направлении или служебной запиской, а расходы — договором найма жилья и проездными документами.

Как оформить командировочное удостоверение

Есть утверждённый бланк удостоверения, который носит рекомендательный характер, — Форма №Т-10. Компания может использовать его или разработать пример командировочного листа самостоятельно. Стандартная форма двусторонняя: с одной стороны прописывается основная информация о командировке, а с другой фиксируются перемещения работника в поездке.

Как заполнить лицевую сторону

Лицевая сторона заполняется перед началом поездки. Здесь нужно указать:

• Название компании-работодателя.
• Номер и дату приказа о командировке, на основании которого составляется удостоверение.
• Ф. И. О. командированного сотрудника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.
• Место назначения — страна, город и организация, куда направляется сотрудник.
• Цель поездки.
• Даты командировки — указываются в календарных днях, не считая времени в пути.
• Паспортные данные командированного сотрудника.

Удостоверение распечатывают в единственном экземпляре и подписывают у гендиректора. После этого документ отдают работнику, который должен хранить его при себе во время поездки.

Как заполнить оборотную сторону

Вторую сторону документа нужно заполнять во время поездки — здесь отмечается, когда сотрудник приехал и уехал в место назначения.

В первой строке указываются дата выбытия, когда сотрудник отправился в командировку, и прибытия его в принимающую организацию. Эта информация должна быть заверена фамилией и подписью работника отдела кадров или бухгалтерии каждой из сторон, а также печатью организации. Если поездка состояла из одного пункта назначения, то во второй строке принимающая сторона фиксирует дату отъезда работника из места командирования, а по возвращении его на постоянное рабочее место заполняется дата прибытия.

Если сотрудник отправляется в командировку не в конкретную организацию, а, например, на встречу с физлицом, то заполнить поля о прибытии и выбытии можно в отеле или местной администрации.

Что делать после командировки

По возвращении сотрудник должен отдать удостоверение в отдел кадров или бухгалтерию — там ставится отметка о прибытии, печать организации и подпись непосредственного руководителя работника. К командировочному листу нужно приложить приказ о направлении в поездку и все платёжные документы. Бухгалтерия проверяет правильность заполнения всех документов, после чего происходит расчёт и компенсация командировочных затрат.

Сроки хранения командировочного удостоверения не установлены. Если организация всё ещё использует этот вид отчётности, то можно действовать по старым правилам — хранить документ в течение 5 лет после возвращения из командировки.

Часто задаваемые вопросы

Командировочное удостоверение — отменили или нет?
Да, отменили. С 8 января 2015 года организации больше не обязаны оформлять командировочные удостоверения (постановление Правительства РФ №1595 от 29 декабря 2014 года), но этот документ можно использовать по собственному желанию компании для внутреннего учёта.

Обязательно ли командировочное удостоверение в 2025 году?
Нет, не обязательно. Для оформления командировки достаточно приказа о направлении в поездку и документов, подтверждающих командировочные расходы.

Что можно использовать вместо командировочного удостоверения?
Вместо него организация может использовать приказ о командировке и служебное задание. Порядок оформления командировки должен быть детализирован в локальных актах компании.

Какие документы нужны для подтверждения командировки?
Факт командировки подтверждается приказом о направлении в поездку и документами о командировочных расходах — билетами, чеками и квитанциями на оплату жилья и транспорта.

Форма командировочного удостоверения: образец 2025

Скачать: Командировочное удостоверение_унифицированная форма N T-10

Форма приказа о направлении работника в командировку: образец 2025

Скачать: Приказ о направлении работника в командировку 2025_унифицированная форма N T-9

Фото на обложке: @insta_photos/Shutterstock.