Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании

Даже в период пандемии коронавируса и массовой удаленной работы, командировки остаются эффективным инструментом поддержки и развития бизнеса. Сегодняшние ограничения усложняют деловые поездки, но те, которые все-таки проводятся, помогают решать по-настоящему важные задачи.

Итак, к каким затратам нужно подготовиться при планировании командировки? В сегодняшней статье поговорим о том, что должно быть включено в бюджет поездки.

Самое важное: средний заработок сотрудника

В период деловой поездки работник по закону должен сохранять свой зарплату. При расчете выплат за командировку учитывают так называемый средний заработок. Он вычисляется по формуле: 

Средний дневной заработок = все подходящие выплаты за расчетный период / количество отработанных дней за расчетный период

Получается, что сначала необходимо понять, сколько дней продлится деловая поездка. Важно: в это время включаются и те часы/дни, что работник добирался до места выполнения служебного задания и обратно. 

Суточные

Помимо собственно зарплаты, работодатель обязан компенсировать и расходы, которые возникают в поездке и не возникли бы в том случае, когда работник продолжал выполнять свои задачи в городе своего проживания.

Здесь есть интересный момент – по текущим правилам есть лимиты суточных, не облагаемые НДФЛ. Для командировок внутри России – это 700 рублей в день, а при поездках за границу – 2500 рублей в день. Важно понимать, что в целом компания может установить любые суточные, но при превышении лимитов эта сумма будет облагаться налогом.

Обязательные возмещения расходов

Помимо суточных, есть и ряд других расходов, которые компания обязана возместить работнику. В их число входят расходы на дорогу и проживание – если сотрудник сам оплачивал проживание и билеты, сохранил подтверждающие факты оплаты документы, то компания должна компенсировать такие траты.

При этом, гораздо проще использовать для организации деловых поездок специализированные системы бронирования, вроде OTT For Business. С помощью нашей системы компании могут выделять бюджет и устанавливать лимиты для покупки билетов и бронирования гостиниц. Доступ к тысячам вариантов размещения и поездок позволяет экономить, а закрывающие документы можно сразу сформировать в онлайне.

Необязательные возмещения

Командировка всегда сопряжена с множеством дополнительных затрат. К примеру, выезд за пределы домашнего региона влечет за собой дополнительные затраты на связь в роуминге. По закону такие траты работодатель возмещать не обязан, но по желанию руководства компании могут проводить и такие необязательные возмещения.

Заключение

Как видно, существует лишь несколько основных статей при организации деловых поездок. Разобраться с ними не так уж трудно, существуют вполне понятные процедуры оплаты труда сотрудника и возмещения понесенных им расходов. При этом стоит помнить, что сэкономить при организации командировки помогают специализированные системы бронирования.