Выбор вида транспорта в командировке: как решить, на чем добираться?

У работников, отправляющихся в командировку, часто возникают вопросы о выборе транспортного средства: 

• Имеет ли право сотрудник сам решать, какой вид транспорта выбрать? 
• Как определяется бюджет на проезд в командировку?
• Возместят ли расходы на проезд при самостоятельном выборе? 
• Можно ли доехать на своем автомобиле? 

На все эти вопросы мы ответим в нашей статье.

Выбор транспорта в командировке по ТК РФ

Согласно ТК РФ, работодатель обязан возместить расходы на питание, проживание и проезд сотруднику в командировке. 

В законодательстве также указано, что работодатель вправе устанавливать порядок выбора вида транспорта в командировке. Порядок согласования и лимиты сумм возмещения расходов определяются коллективным договором или внутренним нормативным актом компании. 

Также важно учесть, что если до места командировки сотруднику необходимо добираться, используя несколько видов транспорта, организация может предложить виды транспорта, которыми ему придется воспользоваться. Если такого предложения не было, работник имеет право выбрать транспортное средство самостоятельно. 

Что будет, если сотрудник выбрал более дорогостоящий транспорт, не соответствующий указанному в нормативном акте компании или предложению компании? Работодатель все равно должен возместить расходы, равные сумме установленной коллективным договором или внутренним актом компании. Для этого сотруднику необходимо предъявить документы, подтверждающие расходы на проезд в командировке и факт выполнения служебного поручения. Если работодатель отказывается выплатить такую компенсацию, работник может обратиться в суд.

Поездка в командировку на своем автомобиле

Бывает и такое, что работнику комфортнее отправиться в деловую поездку на личном авто. Законодательством это не запрещено. В этом случае важно понимать, какие расходы, связанные с использованием машины, работодатель должен компенсировать. 

Размер возмещения расходов при налогообложении

Для коммерческих организаций при определении облагаемой суммы по налогу на прибыль выплаты за использование личного транспорта в служебных целях  устанавливаются в следующих размерах:

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя 

• до 2000 куб. см. – 1200 руб/мес.;
• свыше 2000 куб. см. – 1500 руб/мес.;

Для мотоциклов – 600 руб/мес.

Для федеральных государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации определяются следующим образом:

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя

• до 2000 куб. см. – 2400 руб/мес.;
• свыше 2000 куб. см – 3000 руб/мес.;

Для мотоциклов – 1200 руб/мес.

Компания должна вести учет деловых поездок в путевых листах.

Если служебная поездка длилась меньше месяца, то размер возмещений необходимо рассчитывать пропорционально количеству дней, проведенных в командировке.

Данные суммы уже включают в себя необходимые затраты, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации личного авто – материалы, ремонт и другое. 

Для возмещения расходов сотрудник должен предоставить в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля.