Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Если сотрудник отправляется в командировку, по закону ему полагается компенсация некоторых расходов. Их перечень перечислен в ст. 168 ТК РФ. Это траты на проезд к месту командировки, аренду жилья, суточные и другие издержки, которые должна одобрить компания.

В материале рассказываем, как учитывать расходы на сервис, который не связан с арендой номера.

Виды дополнительных услуг в отеле

Иногда гостиницы предлагают следующий сервис:

• спа-процедуры, хаммам, бассейн;
• химчистка, стирка, глажка одежды;
• использование мини-бара;
• экскурсии;
• организация трансфера.

В авансовом отчёте включать такие услуги в расходы на проживание нельзя, потому что они не относятся к аренде жилья и являются необязательными.

Оплата дополнительного сервиса в отеле

Несмотря на это, компания может компенсировать некоторые гостиничные услуги. Согласно пп. 12, п. 1, ст. 264 НК РФ они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией компании. Главное, чтобы эти траты соответствовали критериям ст. 252 НК РФ, то есть являлись документально подтверждёнными и обоснованными. 

Чтобы избежать проблем с налоговой, следует составить локальное для организации Положение о командировках, в которых будет обоснована необходимость оплачивать необязательные услуги в гостиницах. Как составить такой документ, мы писали в этом материале.

Дополнительные услуги в авансовом отчёте: частые ошибки

Обеды и ужины в ресторане или баре, завтрак в номер, бассейн и посещение спортзала вносить в авансовый отчёт под видом расходов на проживание категорически нельзя. Обед и ужин можно квалифицировать как траты на питание, а все расходы, связанные с личным комфортом, работнику рекомендуется оплачивать самостоятельно.

Услуги делового характера — например, организацию групповых экскурсий для сотрудника и партнёров — можно внести в авансовый отчёт как дополнительные траты, согласованные с работодателем, и сослаться на локальное Положение о командировках. Бухгалтерам необходимо получить от сотрудников полный набор документов, подтверждающий расходы — тогда они смогут компенсировать стоимость услуг и учесть их при исчислении налога на прибыль.