ТОП-5 распространенных ошибок при оформлении командировок

Ошибка #1: отправить в поездку людей, которых нельзя направлять

Не все руководители знают, но по действующим правилам в командировку можно отправить совсем не любого сотрудника. Есть целый ряд работников, которых нельзя направлять в деловые поездки. В нашем блоге ранее мы уже изучали этот список, кратко пройдемся по нему еще раз. Итак, в поездку нельзя отправлять:

• беременных ст. 259 ТК РФ
• сотрудников, работающих по ученическому договору (если поездка не связана с целями учебы) ч.3 ст. 203 ТК РФ
• несовершеннолетних (исключение: профессиональные спортсмены и творческие кадры, перечень этих профессий можно проверить в ст. 268 и ст. 348.8 ТК РФ)
• работников, которые зарегистрировались как кандидаты в выборный орган в период проведения выборов (ч.2 ст. 41 ФЗ № 67 «Об основных гарантиях избирательных прав»)
• инвалидов, если это противоречит медицинским рекомендациям (ст. 23 ФЗ № 188 «О социальной защите инвалидов»).

Ошибка #2: не брать согласие на командировку

Также есть категории сотрудников, для которых есть ограничения в плане командировок. Среди них матери детей до трех лет, родители-одиночки детей до 5 лет, люди, ухаживающими за больными родственниками или детьми-инвалидами. Таких работников можно отправить в командировку только при наличии их письменного согласия.

Если работодатель не уведомляет сотрудников об их праве отказаться от поездки, это серьезное нарушение. Если трудовой инспектор его обнаружит, компания получит штраф.

Ошибка #3: отсутствие приказа о командировке

Еще одна распространенная ошибка – отсутствие приказа о направлении в командировку. С 2013 года компаниям разрешено не использовать унифицированные формы такого приказа – каждый работодатель может утвердить и использовать собственные бланки. Но это не значит, что приказа может не быть в принципе.

Каждая деловая поездка должна быть правильно оформлена, и первый шаг – наличие приказа. Часто для простоты компании используют унифицированные формы Т-9. Образец такого бланка мы прикладывали к этой статье.

Ошибка #4: не заполненный табель рабочего времени

Командировка – это период, в ходе которого сотрудник выполняет рабочие задания. А значит, необходимо и заполнить табель рабочего времени. В том числе, необходимо корректно проставить коды для работы в выходные дни (К/РВ) – в командировках часто возникает такая необходимость. 

Ошибка #5: требовать выполнять обязанности, не прописанные в трудовом договоре

Пожалуй, одна из самых распространенных ошибок заключается в том, что в командировке велик соблазн попросить сотрудника выполнить какую-то работу, потому что «надо» или «больше некому». На самом же деле, работник должен выполнять те обязанности, которые прописаны в его трудовом договоре.

Поэтому заставлять сотрудников выполнять задачи, которые не входят в перечень обязанностей из трудового договора – это нарушение.

Заключение

Мы перечислили пять распространенных ошибок, которые часто совершают работодатели при подготовке и оформлении командировок. Все они могут повлечь за собой проблемы в виде штрафов от трудовой инспекции или претензии со стороны налоговой. Поэтому важно уделять подготовке деловых поездок внимание и четко следовать текущим нормам и правилам.