Онлайн-сервис организации командировок
Поделиться в соцсетях
Казалось бы, организация командировки сотрудника – это понятный и устоявшийся процесс, который трудно серьезно улучшить. Зачем тогда внедрять новые инструменты для этого? В нашей новой статье мы сравним два способа организации деловых поездок работников – через офлайн тревел агентства и с помощью онлайн-системы бронирования «OneTwoTrip для бизнеса». Поехали!
Как все устроено: работа с агентством
Работа с традиционным тревел-агентством для организации деловых поездок обычно разбивается на несколько важных этапов:
- Постановка задачи. Прежде чем сотрудники агентства начнут искать варианты перелетов и размещения, необходимо сформировать заявку и прописать требования по количеству работников в поездке, лимитах по стоимости и т.п.
- Сбор информации. После получения вводных, агентство начинает собирать информацию и предоставляет варианты компании-заказчику.
- Финальный выбор и подтверждение. После того, как все согласования на стороне заказчика завершены, агентство получает ответ и может подтвердить наличие билетов и мест в гостиницах, а затем провести оплату.
В случае онлайн-системы бронирования деловых поездок схема взаимодействия серьезно отличается.
Схема работы «OneTwoTrip для бизнеса»
После заключения договора представители компании-клиента получают доступ к интерфейсу системы бронирования, где могут подключать пользователей, назначать им права, чтобы они сами искали и бронировали поездки и проживание в соответствии со своими задачами.
Как это все позволяет улучшить весь процесс организации и согласования поездки?
Агентство vs система бронирования: 4 главных отличия
Использование системы бронирования командировок позволяет компаниям получить важные преимущества. Вот список основных плюсов:
Оперативность и экономия
Каждый из этапов взаимодействия с тревел-агентством требует времени. Часто это приводит к ситуациям, когда после финального согласования оказывается, что билетов и отелей по такой цене уже нет. Приходится все согласовывать заново, а бизнес переплачивает за командировки.
При использовании системы бронирования «OneTwoTrip для бизнеса» представители компании сами могут оперативно найти удобные им билеты и гостиницы и быстро забронировать в личном кабинете. Таким образом экономится время и бюджет, потому что компания не упускает выгодные варианты.
Более широкий выбор билетов и гостиниц
Ни у одного тревел-агентства нет доступа ко всем вариантам авиа, ж/д-билетов и размещений – как правило такие компании подключены к ограниченному количеству поставщиков данных. В итоге клиенты агентства могут даже не получать информацию о самых выгодных опциях и переплачивать. Частично решить эту проблему можно, заключив контракты сразу с несколькими агентствами, но анализ полученных от них данных будет очень трудоемким и длительным.
С «OneTwoTrip для бизнеса» вы сразу получаете доступ ко всем существующим на рынке предложениям по бронированию билетов и отелей. В нашей системе бронирования собраны предложения по билетам от 800 авиакомпаний (включая чартеры), 2 млн отелей, а также в том же интерфейсе можно забронировать билеты на поезд.
Функции для составления сложных маршрутов и аналитика
Часто бывает так, что командировка охватывает несколько населенных пунктов. В случае агентства составить сложный маршрут, который будет включать перелеты, поездки на поездах и остановки в отелях – это очень сложная задача. Решить ее можно, но у вас не будет уверенности в том, что вы нигде не переплатили.
В случае «OneTwoTrip для бизнеса» интерфейс системы позволяет легко составить сложный маршрут, отсортировать выдачу по множеству параметров для анализа всех вариантов, и покажет календарь низких цен для выбора наиболее выгодных дат поездки.
Гибкость в работе
Тревел-агентства работают с определенными людьми на стороне заказчика, что не всегда удобно. В случае онлайн-системы бронирования администраторы системы могут использовать гибкие права доступа, чтобы дать возможность сотрудникам самостоятельно бронировать себе поездки в рамках лимитов и согласовывать их в один клик. При этом сотрудники могут указывать данные своих бонусных карт авиакомпаний для накопления миль, а администраторы – распределять транзакции по кост-центрам для более удобной отчетности.
Сама оплата также проходит моментально, тогда как в случае агентства компания-заказчик сначала переводит деньги ему, а уже затем происходят непосредственно транзакции бронирования. Заказывать закрывающие документы также нужно отдельно, а в «OneTwoTrip для бизнеса» выгрузить их можно в личном кабинете.
| Возможности | OTT for Business | Тревел-агентство |
| Бронирование авиа и ж/д-билетов | + | + |
| Бронирование отелей | + | + |
| Доступ к тысячам вариантов билетов и размещения в одном месте | + | — |
| Доступ к лучшим ценам на рынке | + | — |
| Быстрое бронирование | + | — |
| Составление сложных маршрутов с оптимальной ценой | + | — |
| Самостоятельное управление бронированиями | + | — |
| Автоматизированные согласования затрат | + | — |
| Моментальное получение закрывающих документов | + | — |
