Приказ о направлении в командировку: правила составления и образец

Командировка — это важная часть рабочего процесса для многих компаний, но нужно правильно оформить поездку. Оформление начинается с приказа о направлении в командировку. В этой статье расскажем, что это за документ, как его составить, и разберём часто возникающие вопросы, связанные с приказом.

Что такое приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Это официальный документ, который подтверждает решение работодателя направить сотрудника в командировку. В приказе отображается основная информация о поездке:

• Кто направляется в командировку.
• Сроки поездки и место направления.
• Цель командирования.

Единой формы приказа нет, поэтому компания может самостоятельно разработать бланк для таких документов. В качестве образца можно взять форму № Т-9 или форму № Т-9А, если в командировку направляются несколько сотрудников. Эти формы можно использовать и для внутренних, и для зарубежных командировок.

Как оформить приказ о направлении в командировку: пошаговая инструкция

Чтобы правильно оформить приказ, нужно выполнить следующие шаги:

1. Определитесь, кто поедет в командировку. Помните, что по ТК РФ не всех сотрудников можно направить в рабочую поездку — в таблице ниже привели перечень таких сотрудников.

Сотрудники, которых запрещено отправлять в командировку

Сотрудники, которых нельзя отправить в командировку без их согласия

– Беременные женщины; – Несовершеннолетние — кроме артистов и спортсменов, которые могут ездить на гастроли и соревнования; – Работники по ученическому договору.

– Инвалиды — если нет запрета в медицинском заключении; – Женщины с детьми до 3 лет; – Родители-одиночки или опекуны с детьми до 14 лет; – Родители детей до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом, мобилизован или служит в армии по контракту; – Родители детей-инвалидов; – Родители 3 и более детей до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет; – Работники, которые ухаживают за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Заполните бланк приказа. В верхней части документа нужно указать название организации, номер приказа и дату составления. Затем заполните информацию о сотруднике — его ФИО, структурное подразделение, к которому он относится, и должность.

Укажите основные данные о командировке:

• Место назначения: пропишите страну, город и организацию, куда направляется сотрудник.
• Продолжительность — указывается в календарных днях. Если поездка продлевается, то нужно выпустить дополнительный приказ.
• Цель поездки — формулировка должна быть конкретной, чтобы можно было оценить результат командировки.
• Источник финансирования. Здесь нужно указать, за счёт каких средств сотрудник направляется в командировку.

3. Подпишите документ. Приказ подписывается руководителем компании или уполномоченным лицом.

4. Ознакомьте работника с приказом. Сотрудник должен изучить документ, указать дату ознакомления и поставить подпись.

Как оформить приказ на нескольких человек

Если в командировку направляются несколько человек, то не обязательно составлять несколько отдельных приказов. Для этого обычно используют сводную форму № Т-9А, в которой перечисляются все сотрудники, их должности, место, цели и сроки командировки.

Общий приказ также должен подписать работодатель и каждый из перечисленных в нём сотрудников. 

Сколько хранить приказ о направлении работника в командировку

Срок хранения приказа о командировке — 5 лет. Но есть исключения в виде командировок сотрудников, работающих с вредными или опасными условиями труда:

• 50 лет хранятся приказы, если делопроизводство было окончено после 1 января 2003 года.
• 75 лет, если делопроизводство было окончено до 1 января 2003 года.

Также необходимо хранить отчёты сотрудников о командировках в течение 5 лет и журналы регистрации местных командировок в течение 1 года.

Хранение приказов важно для финансовой отчётности и возможных проверок со стороны контролирующих органов. Также эти документы могут понадобиться для подтверждения командировочных расходов.

Как сформулировать цель командировки: примеры

В приказе о направлении в командировку обязательно должна быть прописана её цель — распоряжение работодателя, которое сотрудник должен выполнить за время поездки. Указывать цель нужно, чтобы экономически обосновать расходы на командировку.

Цель командировки должна быть сформулирована чётко и конкретно, чтобы можно было оценить выполненный результат. Также она должна быть связана с деятельностью компании, соответствовать должности и трудовым обязанностям сотрудника.

Перед указанием цели проверьте, что она отвечает на 2 вопроса:

1. Для чего нужна эта командировка, и какой у неё должен быть результат?
2. Почему для командировки выбрали именно этого сотрудника?

В таблице привели примеры хороших и не очень формулировок целей.

Хорошие формулировки цели	Плохие формулировки цели
– Повышение квалификации по работе со станком ЧПУ; – Подписание договора оказания услуг с ООО «Звёздочка»; – Участие в Красноярском экономическом форуме 3 марта 2023 года; – Проверка деятельности регионального подразделения ООО «Ромашка».	– Посещение корпоратива; – Выполнение задания руководителя; – Получение новых умений; – Переговоры с партнёрами.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить командировку без приказа? 
Нет, нельзя. Приказ — это основной документ, который подтверждает необходимость и экономическую обоснованность командировки, а также предоставляет сотруднику право на компенсацию командировочных расходов.

Кто составляет приказ на командировку?
Приказ составляется сотрудником отдела кадров или другим уполномоченным лицом. В небольших организациях эту функцию может выполнять руководитель предприятия или бухгалтер.

Можно ли направить в командировку сотрудника, работающего дистанционно?
Да, можно. Например, поездка такого сотрудника в головной офис будет считаться командировкой. При этом в трудовом договоре должно быть зафиксировано то, что работник трудится в дистанционном формате.

Может ли генеральный директор компании направить в командировку сам себя?
Да, потому что с точки зрения трудового законодательства он является наёмным сотрудником. Особенность заключается в том, что гендиректор сам будет подписывать приказ о своей командировке, а также он должен назначить другого работника временно исполняющим обязанности.

Может ли учредитель ИП направить себя в командировку?
Нет, индивидуальный предприниматель не относится к категории наёмных сотрудников, поэтому он не может направить самого себя в командировку (письмо Минфина РФ № 03-11-11/11722 от 26.02.2018). 

Что будет, если отправить сотрудника в командировку без приказа?
В таком случае сотрудник не сможет официально подтвердить командировочные расходы и получить их компенсацию, а компания может получить штраф при проверке налоговой инспекции.

Правильное оформление приказа о направлении в командировку — важный шаг в организации служебных поездок. Этот документ защищает интересы и работодателя, и работника. А когда приказ выпущен и командировка согласована, вы можете найти билеты и отели для неё на «OneTwoTrip для бизнеса».

Пример приказа на командировку