Положение о командировках: правила составления и образец документа

Что нужно прописывать в положении о командировках

Поездка в другой город для выполнения служебного задания работодателя связана с дополнительными расходами для сотрудника. Эти расходы должны быть должным образом задокументированы. При этом, размер суточных может влиять на расчет налоговой базы – существуют лимиты компенсаций, при превышении которых возникает необходимость уплаты НДФЛ. 

Компании могут сами устанавливать размер суточных и определять многие другие параметры. Все эти важные данные должны быть прописаны в Положении о командировках. Также этот документ определяет порядок оформления поездок.  

Положение о командировках составляется в произвольной форме и должно содержать такую информацию:

• прописанный порядок направления сотрудников в поездки;
• список документов, которые нужны для оформления командировки;
• что нужно делать в ситуациях, не описанных в соответствующих нормах и законах – например, нужно ли выходить на работу в день прибытия из поездки;
• процесс компенсации расходов на дорогу и проживание;
• величина выплачиваемых суточных.

Помимо этого, в положении о командировках нужно перечислить случаи, когда сотрудник может отказаться от командировки. Например, нельзя отправлять в поездки беременных сотрудниц.

Когда положение о командировках не применяется

Не любая поездка, связанная с работой может быть признана командировкой. Соответственно и Положение применяется не всегда. 

Признать поездку командировкой можно при выполнении нескольких критериев:

• сотруднику нужно покинуть место постоянного проживания для выполнения служебного задания работодателя в другом городе;
• в течение определенного времени работнику придется трудиться не в том населенном пункте, где расположено основное место работы;
• сотрудник работает на основании трудового договора или договора ГПХ.

То есть, если работа конкретного сотрудника носит разъездной характер, или поездку ему нужно совершить в личных целях, это не будет командировкой.

Что еще нужно знать

Положение о командировках и приказ о положении о командировках могут иметь довольно гибкий формат. В частности, компания может прописать в документах дифференцированный по определенному признаку размер суточных: руководители организации могут получать компенсации большего размера, чем рядовые сотрудники.

Образец Положения о командировках

Мы подготовили образец документа, который можно использовать для организации командировок в компании.