Отмена командировки из-за коронавируса

Шаг #1: подготовьте приказ об отмене командировки

Прежде всего, необходимо выпустить приказ об отмене командировок в связи с распространением коронавирусной инфекции. Для каждой поездки необходимо указать причины, по которой не состоялась поездка – здесь можно указать введение карантина или режима повышенной готовности в связи с пандемией коронавируса. Дополнительно в документ следует включить ссылки на нормативные акты органов власти РФ, субъектов, рекомендации ВОЗ.

Также можно просто аннулировать ранее изданный приказ о командировке. Однако аннулировать его можно только, если компания еще не произвела выплату суточных или оплаты билетов/проживания для сотрудника.

Приказ об отмене командировки в связи с коронавирусом образец

Шаг #2: отмена бронирований

В том случае, если при подготовке к командировке компания уже провела бронирования билетов и отелей, то после выпуска приказа об отмене поездки, нужно будет их также отменить. Эти действия необходимо корректно учесть в бухгалтерии. 

Часто за отмены билетов и броней гостиниц предусмотрены штрафы – все подобные выплаты, включая пени или неустойки, следует учесть в качестве внереализационных расходов. 

Дебет       Кредит          Описание операции

60               51              Оплата проживания сотрудника с расчетного счета

51               60              После отмены брони, гостиница перечислила возмещение средств за вычетом штрафов/комиссий

91.02         60             Пени и штрафы компания учла в качестве внереализационных расходов

В случае международной командировки одна из возможных статей расходов – оформление визы. Учесть эти затраты для уменьшения налогооблагаемой базы в случае отмены поездки возможно, однако компании следует быть готовой пояснить причину отмены командировки в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов. Для избежания претензий налоговых инспекторов необходимо иметь готовый пакет документов, подтверждающих, что  поездка была отменена именно из-за пандемии – то есть по не зависящим от работодателя и работника причинам. Примерами таких документов могут быть:

• Приказ руководителя об отмене командировки с обязательным указанием причин отмены и ссылок на нормативные акты РФ (о приостановке сообщения)  и стран, в которые командированы сотрудники (пример приказа приведен в нашей статье выше);
• Документ об отмене брони отеля и проездных документов;
• Документ от визового центра или консульства, в котором оформлялась виза об ограничениях, введенных в стране въезда (желателен).

Если по какой-то причине компания уже успела выдать аванс на командировку, которая впоследствии не состоялась, то работнику нужно вернуть всю сумму. Возврат осуществляется напрямую в кассу или на расчетный счет компании.

Дебет         Кредит          Описание операции

71                  51,50            Выплата суточных работнику

51,50             71                 Возврат суточных при отмене командировки

Шаг #3: учет НДФЛ и страховых взносов

В случае отмены командировки, компания не может удерживать НДФЛ с сотрудника – понесенные работодателем затраты не являются его доходом. Это справедливо для затрат на визы, бронирования, билеты и т.п.

Все эти расходы, которые не привели к выполнению трудовой задачи в рамках командировки, полностью ложатся на работодателя. Соответственно, и облагать их страховыми взносами не нужно.

Если сотрудник покупал билеты за свой счет, а потом сдал их, то сбор за возврат необходимо включить в расходы. Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм возмещения сотруднику таких расходов не нужно.