Отчётные документы за проживание в гостинице

После деловой поездки сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке. Они необходимы как обоснование трат за проживание в отеле при сдаче авансового отчёта. 

Какие отчетные документы нужно предоставить и как их правильно оформить, разберем в нашей статье.

Общие положения по ТК РФ

По закону командированный сотрудник имеет право на возмещение средств за проживание в отеле или квартире во время деловой поездки. Сумма возмещения и список документов, подтверждающих проживание в отеле, определяет работодатель. Это должно быть прописано во внутренних актах компании. 

Налог на прибыль будет исчисляться на основании этих документов, так как это входит расходы на командировку. Поэтому важно, чтобы подтверждающие документы отражали деловой характер расходов.

В некоммерческой организации работодатель предоставляет оплату за проживание согласно нормативным актам государства, так как деньги выдают из федерального бюджета. Также предусмотрены ограничения на проживание в отеле – не более 2000-3500 рублей. 

Если же, находясь в командировке, сотрудник может ежедневно возвращаться домой, расходы на гостиницу в этом случае не возмещаются. 

Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счёт о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки. 

Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчётности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись. 

В счёт могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой счёт. Работодатель такие расходы возмещать не должен. 

Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчётом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке в 2022 году

Работник в течение 3 дней после возвращения из командировки предоставляет авансовый отчёт вместе со счетом с гостиницы. Правильно заполненный бланк должен включать в себя:

• Полное юридическое название отеля;
• Наименование регистра;
• Адрес; 
• Печать;
• Серию документа;
• Шестизначный номер;
• ИНН, КПП и другое.

По закону официальным документом считается отчётный бланк, изготовленный в типографии. Либо распечатанный через автоматизированные системы с учётом требований законодательства. Отчёт, распечатанный из обычного документа, не будет принят.

Если сотрудник не предоставил отчетные документы

В случае, если работник не смог предъявить документы о проживании, работодатель может запросить информацию в отеле. Гостиничная организация в ответ должна направить справку о проживании с указанием периода. Это справка не имеет такой же юридической силы, как отчётный бланк для налоговой инспекции. Однако, всё равно считается косвенным подтверждением потраченных средств и может служить основанием при расчёте.