Оформление командировки

Почти каждая компания сталкивается с необходимостью отправлять сотрудников в командировки. Трудовое законодательство постоянно меняется, поэтому важно следить за новыми нормативами и требованиями, в том числе в сфере рабочих поездок. Например, с 2015 года были упразднены служебные задания и командировочные удостоверения, которые были ранее необходимы для служебной командировки.

В этом материале мы рассмотрим порядок оформления командировки в 2021 году и приведем пошаговую инструкцию, как это сделать.

Шаг 1 — Оформление приказа на командировку

Документальное оформление командировки начинается с выпуска приказа. Его можно составить в свободной форме, либо использовать унифицированную форму Т-9. В приказе должны быть отражены следующие сведения:

• ФИО сотрудника, его должность и подразделение
• Место назначения
• Цель поездки
• Даты поездки
• Порядок компенсации расходов

После выпуска приказа необходимо ознакомить с ним сотрудника под подпись. 

Также нужно внести изменения в табель учета рабочего времени, отметив даты поездки как командировку. 

Шаг 2 — Выплата аванса и суточных

Чтобы получить аванс на оплату билетов и проживания, а также суточные, сотруднику необходимо подать соответствующее заявление. В заявлении следует указать запрашиваемую сумму и срок, на который она выдается (даты командировки).

Сумма аванса рассчитывается на основании текущей стоимости проезда до места назначения и обратно и примерной цены проживания в гостинице за весь период командировки. В эту же сумму включаются суточные, размер которых устанавливается каждой компанией самостоятельно.

Аванс выплачивается сотруднику наличными или перечисляется на карту. В течение трех дней после возвращения из командировки он должен будет отчитаться о потраченных средствах в авансовом отчете. 

Шаг 3 — Бронирование билетов и гостиницы

За бронирование проживания и билетов в разных компаниях могут отвечать разные сотрудники — как сами командированные, так и HR-менеджеры или тревел-координаторы. 

Если сотрудники часто ездят в командировки, то имеет смысл подключиться к корпоративной системе бронирования, например, «OneTwoTrip для бизнеса». Это позволит автоматизировать процесс, а также сократить расходы благодаря скидкам и корпоративным тарифам.   

Шаг 4 — Составление авансового отчета

После возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех дней предоставить авансовый отчет. В отчете следует указать, какая сумма была выдана авансом и сколько из этой суммы было потрачено, а также детализировать статьи расхода (билеты, гостиница, суточные). К отчету необходимо приложить подтверждающие документы — квитанции, чеки и т. п. 

Если сотрудник потратил меньше, чем было выдано, ему нужно будет вернуть оставшиеся средства (однако это не касается суточных, которые сотрудник расходует по своему усмотрению). Если же был перерасход средств, траты были обоснованными и подтверждены документально, то работодатель обязан доплатить сотруднику недостающую сумму.