Онлайн-сервис организации командировок
Поделиться в соцсетях
В законе РФ не установлены минимальные или максимальные сроки для командировок. Поэтому работодатель определяет продолжительность деловой поездки сотрудника самостоятельно в том числе, это может быть один день. В этой статье подробно разберём, что такое однодневная командировка, в чём её особенности, нужно ли выплачивать суточные и как правильно оформлять такие поездки.
Что такое однодневная командировка
Однодневная командировка — это рабочая поездка, длиной не более одного дня. То есть сотрудник должен успеть выполнить служебные поручения за пределами постоянного места работы и вернуться домой в тот же день. При этом однодневная командировка может быть как в соседний город, так и в соседний регион.
Командировку можно считать однодневной, если дата её начала совпадает с датой окончания. Поэтому при планировании деловой поездки на 1 день руководителю важно учесть следующие факторы:
– Транспортную доступность.
– Возможность выполнения рабочего задания в короткие сроки.
– Возможность сотруднику вернуться домой так, чтобы он успел полноценно отдохнуть, если предполагается, что на следующий день он должен быть на рабочем месте.
Например, сотрудника направляют в однодневную командировку из Санкт-Петербурга в Москву на «Сапсане» 24 января в 5:30. Если сотрудник сможет вернуться домой в тот же день — 24 января, то бизнес-поездка будет считаться однодневной.
Какая командировка однодневной не считается
Однодневной командировкой нельзя считать, если:
– Время на дорогу туда и обратно занимает больше одного дня.
– Работник вынужден остаться ночевать вне постоянного места жительства, даже если это связано с транспортными ограничениями.
– Рабочие задачи сотрудника не могут быть выполнены в течение одного дня из-за непредвиденных обстоятельств.
В этих случаях командировка будет считаться многодневной, и сотрудник имеет право на получение полной компенсации расходов, включая суточные.
Например, сотрудник отправляется в командировку в другой город на поезде 24 января в 5:30, а возвращается на самолёте в 23:55 того же дня. В таком случае поездка не будет считаться однодневной, потому что аэропорт находится за городом и сотрудник не успеет доехать домой до конца дня.
Особенности однодневных командировок
Целью однодневных командировок обычно ставят решение краткосрочных задач. Например, участие в совещаниях, встречах с клиентами, инспекционных поездках или подписание документов.
Поэтому у однодневных командировок есть такие особенности:
– Краткосрочность рабочей задачи — её должно быть реально выполнить за 1 рабочий день.
– Транспортная доступность — сотрудник должен успеть вернуться домой в тот же день.
– Отсутствие суточных — в однодневных командировках ночёвка не предусмотрена, поэтому оплаты за проживание нет.
– Режим труда и отдыха — сотруднику необходимо обеспечить полноценный отдых после командировки, если на следующий день он должен быть на рабочем месте.
Командировка на 1 день: как оформлять
Однодневные командировки оформляются та кже, как и многодневные. Чтобы это сделать, нужно:
- Издать приказ о командировке. Можно использовать унифицированную форму Т-9 — в ней нужно указать цель, место назначения и сроки поездки, данные сотрудника и источник финансирования.
- Выдать аванс на командировку — наличными или переводом на карту. Работодатель обязан возмещать расходы по проезду и иные траты сотрудника, согласованные с руководителем.
- Оформить авансовый отчёт. После возвращения сотрудник должен в течение трёх рабочих дней предоставить отчёт о расходах в поездке вместе с подтверждающими документами: чеками, квитанциями, проездными билетами. Оформить отчёт можно по типовой форме АО-1.
Также нужно отметить командировку в табеле учёта рабочего времени. Если командировка была в рабочий день, то используется буквенный код «К» или цифровой «06». Если поездка была в выходной или праздничный день, то код «РВ» или «03».
Как оплачивается однодневная командировка
Если командировка приходится на рабочий день
В таком случае сотруднику выплачивается средний дневной заработок. Эта сумма рассчитывается по формуле:
Средний дневной заработок = сумма выплат за расчётный период / количество отработанных дней в этот период
Допустим, за последние 12 месяцев сотрудником было отработано 234 рабочих дня. За этот период он получил зарплату 780 000 ₽. Тогда средний дневной заработок будет равен: 780 000 ₽ / 234 дня = 3 333 ₽.
Если командировка была короткой и сотрудник успел отработать какое-то время на своем постоянном рабочем месте, то за отработанные часы он должен получить зарплату.
Если командировка приходится на выходной или праздничный день
В этом случае рабочее время оплачивается в двойном размере. При согласии сотрудника возможна выплата в одинарном размере с предоставлением отгула.
Нужно ли платить суточные при однодневной командировке
Поездки по России
В однодневных командировках по России суточные не выплачиваются. При этом компания должна возместить сотруднику расходы на поездку — например, оплату проезда до места командировки и обратно.
Вместо суточных может быть установлена компенсация. Её размер компания определяет самостоятельно. Если сумма больше 700 ₽, то она облагается НДФЛ.
Поездки за границу
В однодневных зарубежных командировках размер суточных составляет 50% от установленных суточных для конкретной страны. Размер выплаты определяется локальными нормативными актами компании.
Учёт командировочных расходов
Основной вид расходов в однодневных командировках — стоимость проезда туда и обратно. Чтобы получить компенсацию от работодателя необходимо предоставить билеты и квитанцию об оплате.
Локальное положение о командировках может включать другие расходы, которые возместят командированному сотруднику. Главное, чтобы было документальное подтверждение таких расходов и их экономическая целесообразность.
При заграничных командировках дополнительно возмещаются:
– Расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов.
– Обязательные консульские сборы.
– Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта.
– Расходы на оформление обязательной медицинской страховки.
– Прочие обязательные платежи и сборы.
Что такое иные командировочные расходы
Закон РФ не определяет перечень иных командировочных расходов, поэтому компания может определить их самостоятельно и указать в локальном положении о командировках. В списке дополнительных расходов могут быть:
– Расходы на мобильную связь.
– Расходы на парковку, если сотрудник едет в командировку на личном транспорте.
– Расходы на хранение багажа в камерах хранения.
Важно подтверждать все расходы документально, потому что от наличия документов зависит порядок налогообложения компенсации таких затрат. В таблице собрали информацию по начислению налогов и взносов на компенсацию иных командировочных расходов.
| Налог/взносы | Компенсация иных командировочных расходов | |
| Есть подтверждающие документы | Нет подтверждающих документов | |
| НДФЛ | Не облагается | Облагается в полном объёме |
| Страховые взносы | Не облагается | Облагается в полном объёме |
| Налог на прибыль | Учитывается в составе расходов, связанных с производством и реализацией | Не учитывается |
| Налог при УСН | Не учитывается | Не учитывается |
Однодневная командировка — это короткая рабочая поездка, за которую сотрудник должен успеть выполнить трудовые обязанности и вернуться домой в тот же день. Если компания решает направить сотрудника в однодневную командировку, то нужно заранее проанализировать транспортную доступность, возможность выполнения рабочих задач, оформить документы и предусмотреть компенсацию расходов сотрудника.
