Новые правила командировок с 1 сентября 2025: что важно знать

С 1 сентября 2025 года вступает в силу новое Постановление Правительства РФ № 501 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Этот документ заменит старое положение, утверждённое ещё в 2008 году, и будет действовать до 1 сентября 2031 года. Обновлённые правила распространяются на всех работодателей — и государственных, и частных, поэтому важно быть в курсе изменений.

В этой статье расскажем, на какие пункты постановления стоит обратить внимание и как подготовиться работодателям.

Как выглядит Положение № 501

Новый документ состоит из 23 пунктов — раньше их было 26, но 3 исключили как утратившие силу. Нормативный акт регламентирует порядок направления работников в служебные командировки, его ключевые положения содержатся в следующих пунктах:

• Определение командировки и её сроков — п. 3–4.
• Возмещение расходов, связанных с командировкой (проезд, проживание, суточные и так далее) — п. 8–12, 21.
• Особенности возмещения расходов при бизнес-поездках за пределы территории РФ — п. 13–20.
• Отчётность по возвращении из командировки — п. 23.

Что осталось без изменений

Новый документ практически не отличается от предыдущего. Основные положения остались без изменений:

• Основание и сроки направления сотрудника в командировку.
• Определение даты начала и окончания рабочей поездки.
• Перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания в командировке.
• Порядок начисления зарплаты и выдачи аванса на командировочные расходы.
• Порядок отчётности сотрудника после возвращения из поездки.

Что изменилось

Изменений немного, но их обязательно стоит учитывать.

Возмещение расходов возможно с ведома руководителя

Формулировка «с ведома» означает, что руководитель знал о предстоящих тратах и не возражал. Раньше нужно было получить его официальное разрешение для возмещения — теперь, чтобы компенсировать траты на проезд, аренду отеля, суточные и иные командировочные расходы, достаточно уведомления.

При этом важно помнить, что расходы должны быть обоснованы производственной необходимостью и подтверждаться документами — чеками, квитанциями или счетами-фактурами.

Ранее формулировку «с ведома» можно было встретить в статье 168 Трудового кодекса. Теперь ТК РФ и новое положение о командировках согласованы, что поможет работодателям избежать путаницы.

Дополнение перечня «проездных документов» для поездок на личном или служебном транспорте

Раньше, чтобы подтвердить фактический срок пребывания в такой командировке, нужно было предоставить путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта. Теперь к перечню подтверждающих документов добавили билеты.

Сотрудник должен приложить перечисленные документы к служебной записке по возвращении из командировки на служебном или личном автомобиле.

Как подготовиться к работе с новым положением

С 1 сентября 2025 года оформление командировок должно происходить по новым правилам, и вот что важно сделать заранее:

• Проверьте локальные нормативные акты — положение о командировках, положение об оплате труда, трудовые договоры и шаблоны приказов. Если в них есть отсылки на старое Постановление № 749 от 13.10.2008, нужно их заменить на Постановление № 501 от 16.04.2025.
• Обучите сотрудников бухгалтерии и HR, чтобы с сентября они оформляли проездные документы с учётом нового постановления.

Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» готов к любым изменениям — планируйте командировки просто и удобно. Больше об оформлении командировок, расчёте суточных и отчётных документах читайте в наших материалах.

Фото на обложке: @Natee Meepian/Shutterstock