Можно ли не выдавать аванс на командировку

Работодатель, направляющий сотрудника в командировку, по закону обязан компенсировать ему расходы на поездку. Но можно ли не выплачивать эту компенсацию до отъезда, то есть авансом, а выдать уже после того, как работник вернётся в офис? Давайте разбираться.

Что такое аванс и что в него входит 

Само слово «аванс» пришло в русский язык из французского, где оно имеет значение «опережение». По сути аванс — это предоплата, то есть сумма, которую нужно выплатить до какого-то события (в нашем случае — до командировки)

Аванс на командировку должен покрывать следующие расходы сотрудника:

• затраты на проезд до места командировки;
• оплата жилья на весь срок поездки;
• суточные — сумма на дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома (например, на питание).

Какой должна быть сумма аванса? Это зависит от ряда факторов: продолжительности поездки, города или страны, цен на месте. Порой речь идёт о довольно внушительной сумме, например, если командировка длительная и в другую страну с высоким уровнем жизни. Неудивительно, что иногда компания хотела бы заплатить позже, например, после возвращения из поездки.

Что будет, если не выдать аванс

Кратко: дополнительные сложности и штрафы для компании, то есть ничего хорошего. Давайте разберём по пунктам.

В аванс входят суточные, которые закон приравнивает к доходу работника. А значит, если не выдать их в установленные законодательством сроки, то речь будет идти о задержке зарплаты. За это компанию могут привлечь к административной и материальной ответственности — проще говоря, придётся выплатить компенсацию за невовремя выданную плату.

Кроме того, если сотрудник в поездке тратит не выданный компанией аванс, а свои деньги, которые работодатель ему после компенсирует, у налоговой будут вопросы. Между компанией и работником возникают коммерческие отношения, и сотрудник будет обязан заплатить налог с суммы компенсации. 

Сложности начинаются и у бухгалтерии: если сотрудник оплатить билеты и отель своей картой, то есть как физическое лицо, то бухгалтер не сможет подтвердить, что расходы несла на самом деле компания. А значит, никаких налоговых вычетов с этой суммы списать не удастся.

Отдельно отметим, что по закону сотрудник может вообще отказаться ехать в командировку, если ему не выплатили аванс — и будет прав.

Когда выдавать аванс

Закон не устанавливает конкретный срок выплаты, но однозначно говорит, что аванс нужно выдать до начала командировки (п. 10 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Работодатель может самостоятельно решить, когда именно за сколько дней до поездки нужно выплатить аванс, и закрепить этот срок в локальном акте, например, в положении о командировках. Многие компании выплачивают суточные за день до начала командировки по аналогии с выплатой отпускных.