Мифы об организации командировки

Организация командировки — процесс трудоемкий. Поэтому нередко командированные сотрудники, HR-менеджеры и бухгалтеры недолюбливают процесс оформления. 

Однако новые автоматизированные решения в сфере организации командировок избавляют от множества сложностей и вопросов, а также ускоряют данный процесс в несколько раз. Сегодня мы рассмотрим главные мифы об организации командировки и расскажем, как онлайн-сервис OneTwoTrip for Business упрощает оформление служебных поездок. 

Организовывать командировку сложно 

Согласование с руководителем, расчет аванса, бронирование билетов и другие задачи занимают длительное время. Также оформление командировки требует вовлечения нескольких сотрудников. 

Однако с помощью OneTwoTrip этот процесс становится быстрым и комфортным. Доступ к сервису можно предоставить как одному человеку — администратору, который выполняет роль тревел-координатора в компании, так и каждому сотруднику, если штат компании большой. 

В первом случае администратор может создавать карточки сотрудникам без выдачи прав и координировать процесс покупки от бронирования до оплаты. Во втором — сотрудник сам подбирает вариант с учетом тревел-политики и согласования в соответствии с внутренним уставом компании. Администратор будет контролировать расходы и следить за документооборотом.

К тому же планировать командировку можно «на ходу» в мобильном приложении OneTwoTrip for Business. Доступны следующие функции сервиса:

• Покупка любых авиабилетов;
• Бронирование отелей и ж/д билетов;
• Выбор пассажиров из списка сотрудников компании;
• Оплата картой, с корпоративного счёта или через постоплату; 
• Скачивание купленного билета и документов для бухгалтерии;
• Круглосуточный чат службы поддержки.

Много бумажной волокиты 

Чтобы правильно оформить авансовый отчет, сотрудник обязан собрать документы, подтверждающие проживание и проезд в командировке. Однако бывает такое, что сотрудник не сдает вовремя отчет или даже теряет документы. В результате бухгалтер остается с множеством вопросов и незакрытых документов. 

В онлайн-сервисе бронирования командировок OneTwoTrip вы можете бесплатно настроить интеграцию с 1С, которая позволит бухгалтеру значительно сократить время на учёт командировок.

Также, если необходимо получить оригиналы документов, это можно сделать с помощью электронного документооборота (ЭДО). Работа через ЭДО позволяет значительно сократить сроки предоставления оригиналов и упростить документооборот.

Организация командировки требует много времени

Традиционное оформление командировок действительно занимает длительное время и включает в себя множество шагов. С функцией «Согласование» и настройкой тревел-политики организация командировки в OneTwoTrip становится гораздо быстрее.

«Согласование» — это удобная функция, при которой тревел-менеджер не тратит время на поиск и подбор вариантов для сотрудника, но при этом контролирует оплату услуг. Процесс согласования можно настроить под нужды вашей компании. 

Так сотрудник сможет подбирать варианты самостоятельно и направлять запросы согласующему лицу. Сотрудник, ответственный за одобрение командировки, получит письмо на почту со ссылкой на выбранный вариант, сможет ознакомиться с ним, согласовать и оплатить или отклонить запрос. 

Дополнительно к согласованию можно настраивать тревел-политику. Таким образом, прежде чем направить заказ на согласование, сотруднику необходимо подобрать вариант, который будет соответствовать параметрам тревел-политики.

Оформление занимает не больше 2-х минут, а оплатить заказ можно в тот же момент с депозита или картой.

Командировка — это всегда дорого 

Билеты и аренда жилья для командированного обходятся компании в кругленькую сумму, особенно, если срочно понадобилось отправить одного или нескольких сотрудников в командировку. 

С OneTwoTrip компании сокращают расходы на командировки до 30%. На это есть несколько причин:

• Оптимизация расходов происходит за счет доступа к билетам 800 авиакомпаний и ж/д билетам по России и Европе, а также номерам в 2 000 000 отелей. Вы всегда выбираете наиболее выгодное предложение.

• Программа лояльности для клиентов OneTwoTrip for Business позволяет получать бонусы за заказы авиабилетов, билетов на поезда и бронирование отелей в сервисе. Бонусами можно оплатить авиабилеты, билеты на поезда или отели на сайте и в мобильном приложении. 

• Клиентам OneTwoTrip for Business открыт доступ к групповым тарифам всех отелей и авиакомпаний на выбранном направлении со скидками.