Как возместить расходы на командировку, если утеряны документы

В этом материале мы расскажем, что делать компании, если сотрудник потерял или не предоставил документы, которые подтверждают его траты в служебной поездке.

Какие расходы в командировке возмещает работодатель 

Согласно ст. 168 ТК РФ организация компенсирует следующие издержки сотрудника в деловой поездке:

• Проезд до места командировки и обратно — билеты на самолёт, поезд, автобус, а также такси или трансфер до гостиницы.
• Аренда жилья.
• Суточные.
• Другие траты, согласованные с работодателем. 

После возвращения из служебной поездки сотрудник составляет авансовый отчёт для бухгалтерии и прикладывает подтверждающие документы. Если они утеряны или украдены, организация может компенсировать понесённые в поездке расходы в особом порядке.

Аренда жилья: какие документы нужны для подтверждения трат

• Для обоснования гостиничных расходов понадобится чек, акт об оказании услуг и справка о проживании. 

• Если работник арендует квартиру или дом у частного лица, в качестве подтверждающего документа выступает договор, а также чек об онлайн-оплате. Наличный расчёт подтверждается распиской о полученных деньгах, которую даёт владелец жилья.

Если утеряны документы, подтверждающие аренду жилья

Если сотрудник не обосновал расходы на проживание, работодатель всё равно может возместить их. 

ТК РФ не уточняет, сколько именно денег рекомендуется выплачивать при отсутствии чеков и договоров — поэтому организация вправе установить размеры компенсации самостоятельно. Можно ориентироваться на среднюю стоимость стандартного номера в отеле или квартиры в регионе, где проживал работник во время служебной поездки. 

При этом сумма выплаты, которая превышает 700 рублей в сутки (поездка по России) или 2 500 рублей в сутки (командировка за рубеж), подлежит НДФЛ и взносам согласно ст. 217 НК.

Компенсировать траты на дополнительные гостиничные услуги, такие как бассейн, спа, фитнес или звонок-будильник, работодатель не обязан в любом случае.

«OneTwoTrip для бизнеса» помогает предотвратить ситуации с утерей подтверждающих документов. Посадочные талоны, подтверждение проживания и билеты на транспорт формируются в личном кабинете автоматически — их можно скачать в любой момент и приложить к авансовому отчёту.

Проезд до места командировки: какие документы нужны для подтверждения расходов

• Если сотрудник добирается до нужной локации на общественном транспорте, траты на проезд подтверждаются билетом, а также чеком или платёжным поручением.
  
• Если работник путешествует на самолёте, понадобится посадочный талон, который подтвердит, что посадка на рейс состоялась. Или можно приложить копию страницы паспорта со штампом о пересечении границы — в случае зарубежной командировки.
  
• Расходы на такси можно подтвердить кассовым онлайн-чеком. 

Если утеряны документы, подтверждающие проезд  

Если сотрудник не может обосновать затраты на перемещение, а компания-перевозчик не может предоставить дубликаты документов, организация вправе самостоятельно решать, в каком размере возмещать эти расходы. ТК РФ не устанавливает лимиты выплаты, поэтому их можно прописать в локальном Положении о командировках. 

Как использовать Положение о командировках

Чтобы регулировать споры по компенсациям в таких сложных случаях, как утеря документов, организация должна разработать Положение о командировках. Это локальный свод правил, в котором прописывается порядок возмещения расходов в деловой поездке, а также размеры выплат. Создание такого документа разрешает ст. 168 ТК РФ. Как его составить, мы писали в этом материале.

Локальные правила позволят снизить налоговые риски и пресечь разногласия с сотрудниками, которые не смогли отчитаться за траты в командировке.

Можно ли учитывать расходы без подтверждающих документов в налоге на прибыль

Нет, издержки, которые не подтверждены документально, нельзя учесть при расчёте налога на прибыль. 

В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, затраты на проезд и аренду жилья должны быть подтверждены соответствующими бумагами. Только в этом случае их можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).