Как учитывать командировочные расходы при УСН

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить ему расходы на рабочую поездку. При этом, если компания находится на упрощённой системе налогообложения, то она может учитывать командировочные расходы в налоговой базе. В статье рассказали, какие расходы можно и нельзя учесть и на что нужно обратить внимание.

Что такое командировочные расходы

Учёт командировочных расходов зависит от налоговой системы бизнеса: УСН «Доходы» или УСН «Доходы минус расходы».

В первом случае расходы в принципе не учитываются при расчёте налоговой базы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). При этом затраты всё так же оплачиваются компанией, а у бухгалтера всё равно должен быть авансовый отчёт и правильно оформленные документы, подтверждающие командировочные расходы.

В случае с УСН «Доходы минус расходы» ситуация другая: налогоплательщик может учесть следующие расходы на командировки сотрудников (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ):

• Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
• Наём жилого помещения.
• Суточные.
• Оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений.
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Перечень расходов открытый. Поэтому бизнес может учесть и другие затраты на командировки, если они ориентированы на получение прибыли, экономически обоснованы и подтверждены документально (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие расходы на проезд учитывают при УСН

При объекте «Доходы минус расходы» учитываются расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). К ним относят затраты на различные виды транспорта:

• Поезда, электрички, пригородные автобусы.
• Самолёты.
• Общественный транспорт — метро, троллейбус и т. д.
• Такси и аренда автомобиля.

Все эти расходы можно учесть, только есть они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Какие расходы на проживание учитывают при УСН

Траты на проживание можно условно разделить на две группы: расходы на наём жилого помещения и расходы на дополнительные услуги гостиниц (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). К расходам на наём жилого помещения относятся:

• Проживание в гостиницах.
• Аренда жилого помещения у юрлица или физлица.
• Туристический налог.

Эта категория затрат должна быть документально подтверждена — кассовым чеком, квитанцией, счётом на оплату. Если командировка была за границу и подтверждающие документы на иностранном языке, то нужно также оформить их перевод на русский.

К расходам на доп. услуги относится сервис, который командированному оказывался в гостинице — например, оплата услуг переводчика. Эти затраты возмещаются при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Исключение — расходы на обслуживание в номере, барах и ресторанах, оплата рекреационно-оздоровительных объектов.

Как учитывать суточные при УСН

Суточные — это фиксированная сумма, которую работодатель выплачивает сотруднику за каждый день командировки. При УСН «Доходы минус расходы» их можно учитывать в размере, установленном в локальных нормативных актах или коллективном договоре. Затраты подтверждаются документально, например, справкой бухгалтера. При этом сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению и не обязан отчитываться за них перед бухгалтерией.

В однодневных командировках по России суточные не предусмотрены, поэтому и учесть их не удастся. Но если сотрудник на один день выехал за границу, где предусмотрена выплата суточных в размере 50% от установленной нормы, то их можно учесть при налогообложении.

Что нельзя учесть как командировочные расходы при УСН

Налоговая не примет расходы, которые не связаны с деловой целью поездки или не подтверждены документами, в том числе:

• Расходы ИП на собственные командировки — в рабочие поездки можно направлять только сотрудников (ст. 168 ТК РФ), а у предпринимателя отсутствует работодатель.
• Личные затраты командированного, например, на продукты питания, бытовую технику или одежду. Такие расходы не считаются экономически обоснованными и связанными с целями бизнеса. При этом подобные затраты сотрудник может покрывать за счёт суточных.

Дополнительное обслуживание в гостинице. Посещение бассейна, спа, тренажёрного зала, мини-бар в номере и другие доп. услуги не считаются командировочными расходами.

Фото на обложке: @GaudiLab/Shutterstock