Как рассчитать суточные

Если сотрудник направляется в командировку, то по закону работодатель должен компенсировать ему затраты, связанные с поездкой, — в том числе выплатить суточные. И хотя за их расходование работнику не нужно отчитываться, это важная финансовая составляющая, которая влияет на налоги и отчётность.

В этой статье разберем, как правильно рассчитать суточные в командировке по России и за границу, а также приведем примеры расчета суточных.

Что такое суточные

Суточные — это фиксированная сумма, которую работодатель выплачивает сотруднику за каждый день командировки. Эти деньги предназначены для покрытия личных расходов, например, на питание, транспорт или связь. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — отчитываться за них перед бухгалтерией не нужно.

Суточные отличаются от командировочных тем, что последние предназначены для оплаты базовых потребностей — проживания и проезда. За эти расходы сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией и предоставить подтверждающие документы.

В однодневных командировках по России суточные не выплачиваются. Вместо этого компания может по своему усмотрению установить компенсацию. В зарубежных командировках на один день размер суточных составляет 50% от установленной компанией нормы для конкретной страны.

Как выплачивать суточные

Суточные выплачиваются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая дни в пути, выходные и праздники. Днём начала поездки считается дата, когда сотрудник выехал из населённого пункта, в котором работает. День окончания командировки — это дата возвращения к месту постоянной работы. При этом не имеет значения время отъезда и приезда. Даже если самолёт вылетает 28 мая в 23:58, суточные за этот день выплачиваются в полном размере.

За нахождение в командировке в выходные и праздничные дни также положены суточные — даже если в эти дни сотрудник фактически не работал. Если рабочая поездка началась в субботу, а закончилась на следующей неделе в воскресенье, то командированному нужно выплатить суточные за 9 дней, включая 4 выходных.

Суточные выплачиваются перед началом командировки вместе с авансом наличным или безналичным способом. Несвоевременная выплата считается нарушением, за которое компанию может привлечь к ответственности трудовая инспекция. Если работодатель не выплатил суточные до начала поездки, ему придётся выплачивать эту сумму с процентами. Они рассчитываются так же, как при задержке зарплаты.

Размер суточных при командировках по России

Работодатель вправе самостоятельно определить размер суточных и закрепить его в локальных нормативных актах компании, например, Положении о командировках. Закон устанавливает лимит суммы, свыше которой необходимо выплачивать НДФЛ и начислять страховые взносы. Для командировок по России эта сумма составляет 700 рублей в день, а за границу — 2 500 рублей. Это значит, что если компания установила суточные в командировке внутри страны в размере 1 500 рублей, то НДФЛ будет удержан с 800 рублей (1 500 – 700).

Стоит отметить, что для федеральных госслужащих Постановлением правительства суточные установлены в размере 100 рублей в день.

Представим, что сотрудник выехал в командировку в воскресенье, 13 апреля, а вернулся в среду, 16 апреля. Соответственно, он находился в рабочей поездке 4 дня. В Положении о командировках компании для поездок по России установлены суточные в размере 600 рублей в день. Значит, всего сотрудник должен получить: 600 рублей х 4 дня = 2 400 рублей суточных. Воскресенье тоже оплачивается, хотя это и выходной день.

Размер суточных при командировках за границу

Лимит суточных для заграничных бизнес-поездок, который не облагается налогом, — 2 500 рублей в день. Суточные можно выдавать в рублях или в валюте по курсу ЦБ на день выдачи. Для расчёта важно учитывать дату пересечения границы. В день выезда из России суточные рассчитываются по нормам для заграничных поездок, а в день возвращения — по нормам для России.

Рассмотрим на примере. Сотрудник выехал в командировку 14 апреля и в 22:30 уже был на территории Турции. Несмотря на то что большую часть дня он провёл в России, отметка о пересечении границы сделана 14 апреля, поэтому суточные за этот день рассчитываются по нормам для заграничных поездок. Если бы работник вылетел из России 14 апреля, а прилетел в Турцию уже 15 апреля, например, в 00:07, то за 14 апреля он бы получил суточные, предусмотренные для внутренних командировок.

Представим, что в Турции сотрудник провёл 2 дня и 17 апреля вернулся в Россию. Положением о командировках компании размер суточных по России составляет 600 рублей, а за границей — 2 100 рублей в день. Тогда работнику нужно выплатить суточные в следующем размере:

• 14 апреля — 2 100 рублей, т. к. есть отметка о пересечении границы
• 15 апреля — 2 100 рублей
• 16 апреля — 2 100 рублей
• 17 апреля — 600 рублей, т. к. он уже пересёк границу с Россией

Итого: (2 100 рублей х 3 дня) + 600 рублей = 6 900 рублей суточных должен получить сотрудник за 4 дня командировки.

Важно отметить, что при поездке в некоторые государства СНГ, например, Казахстан, отметку о пересечении границы в паспорте не ставят. В таком случае дата пересечения границы определяется по проездным документам.

Если во время загранкомандировки сотрудник пересекает несколько стран, то расчёт суточных производят по нормам страны, в которой он провёл больше всего времени.

Что делать, если сроки поездки изменились

Иногда командировка может затянуться или, наоборот, закончиться раньше. В таком случае суточные нужно пересчитать.

Если сотруднику пришлось задержаться в командировке, например, отменили рейс или перенесли рабочую встречу, то нужно предоставить подтверждающие документы. Это может быть копия билета, служебная записка или письмо от принимающей стороны — на их основании бухгалтер пересчитает размер суточных.

Если срок поездки сократился, также необходимо произвести перерасчёт. Излишне полученные деньги сотрудник должен будет вернуть в бухгалтерию.

Налогообложение суточных

Суточные вместе с командировочными расходами, подтверждёнными документами, при налогообложении прибыли организации можно учесть в полном объёме. Если компания относится к налогоплательщикам по системе УСН с объектом «доходы минус расходы», то она также может учитывать суточные при командировках. Компенсации вместо суточных в однодневных поездках можно учесть, только если сотрудник предоставил подтверждающие документы.

Фото на обложке:@khunkornStudio/Shutterstock