Как отправить в командировку сотрудника особой категории

Несмотря на то что командировка входит в перечень служебных обязанностей работника, отправить в неё можно далеко не каждого. Законом определены несколько категорий сотрудников, которых нельзя направить в рабочую поездку без их письменного согласия, иначе компания может получить штраф.

В этой статье расскажем, кто относится к особым категориям, какими документами это подтверждается и как оформить согласие на командировку.

Кто относится к особым категориям

Согласно статьям 259 и 264 ТК РФ, перед командировкой необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников:

• Женщины с детьми до трёх лет.
• Сотрудники с детьми-инвалидами.
• Родители-одиночки или опекуны с детьми до 14 лет.
• Родители трёх и более детей в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет.
• Родители детей до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом или призван на военную службу по мобилизации или контракту.
• Работники, ухаживающие за больными членами семей по медицинскому заключению.

Также стоит отметить, что для некоторых категорий необходимо обеспечить в рабочей поездке особые условия. Например, для сотрудников с инвалидностью важно учитывать доступность среды: транспорта, жилья, рабочих помещений. Нельзя отправить работника туда, где он не сможет нормально передвигаться, жить или выполнять служебные поручения. Поэтому стоит заранее обсудить с командированным его потребности — например, необходимые условия проживания и наличие сопровождающего.

Как подтверждается особый статус

По закону сотрудник не обязан сообщать работодателю об изменениях в своём семейном положении. Но ему нужно будет это сделать, чтобы воспользоваться положенными гарантиями и льготами, например, правом отказаться от командировки.

Сотрудник может предоставить подтверждающие особый статус документы при трудоустройстве или перед конкретной командировкой. В таблице привели перечень документов, которые подтверждают положение сотрудника.

Важно отметить, что работодатель не имеет права распространять информацию о том, кто относится к особым категориям — это персональные данные, защищённые ФЗ-152. Хранить предоставленные документы и согласия нужно в соответствии с требованиями внутреннего документооборота и защиты персональных данных.

Как оформить согласие на командировку

Утверждение, что можно получить письменное согласие сотрудника один раз и использовать его для всех будущих поездок — это миф. Документ необходимо составлять перед каждой командировкой. Единой установленной формы согласия нет — организация может разработать собственный бланк и закрепить его во внутренней учётной политике. В документе должны быть следующие данные:

• Название компании.
• Ф. И. О. и должность сотрудника.
• Ф. И. О. и должность руководителя.
• Строка о том, что работник ознакомлен с правом отказаться от поездки.
• Личная подпись сотрудника.
• Дата оформления согласия.

В основной части документа необходимо также указать информацию о самой командировке, её сроках, продолжительности и месте назначения.

Устного согласия или простого ознакомления с правом на отказ недостаточно — трудовая инспекция расценит это как нарушение. За отсутствие письменного согласия компании грозят штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• Для должностных лиц — до 20 000 рублей.
• Для юридических лиц — до 50 000 рублей.
  

Кого категорически нельзя отправлять в командировку

Есть несколько категорий сотрудников, которых отправлять в командировку запрещено, независимо от наличия их письменного согласия:

• Беременные сотрудницы — ст. 259 ТК РФ.
• Несовершеннолетние работники (до 18 лет), за исключением тех, чья деятельность относится к творческой профессии — ст. 268 ТК РФ.
• Сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с обучением — ст. 203 ТК РФ.
• Работники с инвалидностью, которым командировки запрещены по медицинскому заключению — ст. 167 ТК РФ.

Организовать командировку под любой запрос вам поможет «OneTwoTrip для бизнеса»: бронируйте жильё и билеты, анализируйте отчёты и планируйте поездки в одном сервисе.

Фото на обложке: @Dusan Petkovic/Shutterstock.