Как оформить командировку сотрудника, работающего удаленно

Удаленный работник является штатным сотрудником компании. Поэтому он имеет те же трудовые обязательства, что и офисные сотрудники. 

Может ли наниматель отправить дистанционного сотрудника в деловую поездку и как ее оформить? Считается ли поездка в место нахождения работодателя командировкой? Разберем эти и другие вопросы в нашей статье.

Возможна ли командировка на удаленке?

Если с работником заключен трудовой договор, то командировка является его обязанностью. То же касается и дистанционных сотрудников. Разница только в том, что заключается договор о дистанционной работе.

Дистанционная работа осуществляется:

• вне места нахождения работодателя или филиала компании;
• вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

Работа, выполненная сотрудником отправляется и обсуждается с помощью интернета.

Регулирование труда дистанционных сотрудников происходит согласно главе 49.1 ТК РФ. В ней не содержится информации о запрете направления удаленных сотрудников в командировку. Значит их, как и офисных сотрудников, можно отправлять в деловую поездку. 

Есть лишь одно отличие: поездка в офис работодателя также считается командировкой.

Можно ли отказаться от командировки при удаленной работе?

Командировка – это поездка сотрудника организации в населенный пункт, удаленный от постоянного места работы, для исполнения трудовых обязательств. 

Согласно ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ на удаленных работников также распространяется действие трудового законодательства при учете особенностей, указанных в главе 49.1 ТК РФ.

Поэтому при отсутствии особых причин работник не может отказаться от командировки. 

Но есть категории сотрудников, которые вправе отказаться. Это:

• Беременные женщины. Срок беременности не влияет на решение о поездке. Отказ от служебной командировки может быть подтвержден на основании справки из женской консультации;

• Работники, не достигшие 18 лет. Однако, если их деятельность относится к творческой профессии, отказаться от деловой поездки не получится;

• Работники с инвалидностью. Если работник с инвалидностью проходит реабилитацию и командировка прерывает этот процесс, он может от нее отказаться. Потребуется справка о лечении;

• Сотрудники с ученическим договором. Исключением может стать случай, при котором командировка связана с ученичеством;

• Зарегистрированные кандидаты на выборы. Отказ ехать в командировку возможен только на период проведения выборов.

Также есть категории сотрудников, которых могут отправить в командировку при получении письменного согласия:

• Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
• Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
• Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
• Сотрудники с детьми-инвалидами.

Поездка в офис — тоже командировка?

Командировка проходит вне места постоянной работы. У дистанционного работника постоянное место работы — это место его проживания. А значит поездка в офис тоже считается командировкой и должна быть соответственно оформлена.

Расположения офиса может как быть в одном населенном пункте с местом проживания сотрудника, так и в другом регионе. Локация повлияет только на выплату компенсации расходов в поездке.

Например, если работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то суточные ему не полагаются. Работодатель решает сам, уместно ли сотруднику возвращаться ежедневно домой. 

Как оформить деловую поездку при удаленной работе

Сотрудник может отправиться в командировку после того, как его руководитель составит приказ. Приказ может быть составлен как по унифицированной форме Т-9, так и в свободной форме.

После того, как работодатель подпишет приказ, его необходимо предоставить удаленному сотруднику. Это можно сделать:

• При посещении сотрудником офиса для подписания приказа;
• Отправив приказ на электронную почту сотрудника. В этом случае подписать его можно, используя ЭЦП;
• Отправив бумажный вариант по почте.

Возмещение расходов в командировке

По закону работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке.

Эти расходы включают в себя:

• Оплату проезда;
• Оплату аренды жилья;
• Суточные;
• Другие расходы, о которых знал работодатель.

По возвращении из командировки удаленный работник должен предоставить авансовый отчет с подтверждением трат. Работодатель определяет количество дней на сдачу аванса сам (обычно его сдают в течение 3-х дней после командировки). 

Расходование суточных подтверждать не нужно. Сумма суточных зависит от внутренних решений работодателя. Но стоит помнить, что есть лимит суточных, который не облагается налогом. Если сумма суточных в день превышает 700 рублей и 2500 рублей в России и за рубежом соответственно, то разница будет учитываться при расчете налога на прибыль.

Выводы

• Отправлять удаленного сотрудника в командировку не запрещено;
• Оформление командированного на удаленке такое же, как у сотрудника в офисе;
• Подписание приказа и отправка авансового отчета может происходить онлайн.