Как оформить документы, если сотрудник вернулся из командировки раньше

Бывают ситуации, когда сотрудник возвращается из деловой поездки раньше срока — например, если заболел или работодатель срочно вызвал его обратно. Рассказываем, нужно ли переделывать приказ о командировке и на какие статьи ТК РФ опираться при сборе закрывающих документов.

Можно ли вернуться из командировки раньше

Запрета на досрочное возвращение в ТК РФ нет. Согласно п. 3 Положения о командировках, работника направляют в командировку на основании письменного решения работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 

Соответственно, срок командировки устанавливает компания, и она же может его изменить по собственной инициативе или в случае форс-мажора. Процедура отзыва из командировки по решению организации не регулируется законодательно, как и прерывание деловой поездки по уважительным обстоятельствам сотрудника.Если таких обстоятельств нет и работник вернулся из деловой поездки без предупреждения, не выполнив поставленной задачи, — это дисциплинарный проступок. Работодатель может привлечь такого сотрудника к дисциплинарной ответственности (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), хотя это не обязательно.

Нужно ли вносить изменения в приказ о командировке

Если реальный срок командировки оказался меньше прописанного в приказе, переделывать приказ задним числом не нужно. Следует оформить новый приказ об изменении срока деловой поездки в произвольной форме и отразить в документе причину, по которой работник вернулся раньше. 

Кроме того, стоит приложить к приказу документальное подтверждение причины, например, копию больничного листа или электронное письмо о переносе или завершении переговоров. Когда сотрудник вернётся, необходимо ознакомить его с приказом под подпись. 

Какие документы надо предоставить после раннего возвращения

Командировка считается состоявшейся вне зависимости от того, выполнил или нет работник служебное задание и по какой причине он вернулся. Даже если он провёл в отъезде всего сутки, это будет считаться командировочным днём. Так что по возвращении работника бухгалтерия обязана собрать все стандартные документы:

• авансовый отчёт;
• кассовые чеки и электронные билеты, подтверждающие проезд на самолёте, поезде или автобусе. 

Никаких отличий между обычной командировкой и деловой поездкой, которая завершилась раньше предполагаемого срока, не будет. В случае преждевременного возвращения потребуется лишь пересчитать денежный аванс, выданный работнику до отъезда.

На какие законы опираться при расчёте аванса

Перерасчёт суммы аванса на командировочные расходы происходит на основании приказа об изменении срока командировки. 

В течение 3 дней со дня возвращения на постоянное рабочее место сотрудник обязан предоставить авансовый отчёт, в котором отражены расходы в период деловой поездки, и вернуть деньги, которые не успел потратить из-за того, что вернулся раньше планируемого (п. 26 Положения о командировках).

Днём возвращения на рабочее место считается день прибытия в место постоянной работы (абз. 2 п. 4 Положения). Так что, если в связи с личными обстоятельствами сотрудник не вернул аванс вовремя, компания вправе удержать из заработной платы работника компенсацию, но не более 20% начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 138 ТК РФ). 

Как учитывать расходы на пропавший билет

Если пропал невозвратный билет на самолёт или поезд. Такие затраты можно отнести к расходам, связанным с производством и реализацией, при наличии документально подтверждённых обстоятельств. Это разъясняет письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338. Главное, чтобы у раннего возвращения была уважительная причина, а работодатель дал на него согласие. Также нужны бумаги о том, что билет невозвратный. Например, справка от перевозчика или правила применения тарифов с сайта авиакомпании.

Если билет возвратный. Минфин России считает, что сбор за возврат или переоформление билета является штрафом (письмо от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). Так что сумма удержанного сбора подлежит включению во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). 

В бухучёте запись рекомендуется отразить так:

• Дебет 50-1 Кредит 71 (внесены сотрудником в кассу деньги за сданный билет).
• Дебет 91-2 Кредит 71 (списана на прочие расходы плата (сбор) транспортной организации за возврат билета или штраф).