Как правильно отменить командировку и вернуть деньги

Во время пандемии коронавируса отмена командировок стала повсеместным явлением. На вероятность переноса или отмены бизнес-поездки теперь могут повлиять такие факторы, как внезапная болезнь сотрудника или его контакты с заболевшими, введение строгих карантинных мер в месте назначения, закрытие границ или отмена авиасообщения. В этой статье мы рассмотрим основные причины отмены командировок в 2021 году, а также выясним, как правильно оформить отмену и вернуть деньги за билеты и гостиницу. 

Основания для отмены командировки

В случае отмены поездки по причинам, связанным с коронавирусной инфекцией (введение карантина, закрытие авиасообщения и т. д.), основанием для отмены можно считать форс-мажорные обстоятельства. 

При оформлении документов важно обосновать конкретную причину и по возможности сослаться на официальные документы или резолюции о введении антиковидных ограничений.

Если командировка была отменена из-за того, что сотрудник или его родственники заболели коронавирусом, то причиной отмены считается болезнь командированного или его семейные обстоятельства.

Как оформить отмену

Предположим, произошла отмена командировки. Как оформить ее правильно? 

Во-первых, сотрудник или его руководитель должен составить служебную записку об отмене командировки, где необходимо указать ее причину.

Во-вторых, на основании служебной записки необходимо выпустить приказ об отмене рабочей поездки. Этот документ составляется на бланке компании в свободной форме. В тексте приказа нужно указать конкретные основания для отмены (при этом можно сослаться на официальные документы или рекомендации Роспотребнадзора). 

Также в приказе указываются имя и должность командированного и номер приказа о направлении в командировку. Если уже были куплены билеты и забронирован номер в гостинице, а сотруднику выданы суточные, то в документе также указывается порядок возврата средств. 

Затем сотрудник должен ознакомиться с приказом и поставить свою подпись.

Как отменить брони и вернуть деньги

После выпуска приказа об отмене командировки необходимо отменить бронирование проживания в гостинице и сдать билеты — причем сделать это должен тот, кто их покупал. В связи с пандемией многие авиакомпании предоставили возможность возвращать билеты, даже купленные по невозвратному тарифу. 

Тем не менее, вернуть полную сумму чаще всего не получится, так как перевозчики удерживают различные сервисные сборы. Также есть вероятность, что придется заплатить штраф за отмену бронирования гостиницы, особенно если отмена произошла за небольшой срок. В налоговом учете эти затраты записывают на внереализационные расходы без учета суммы НДС.

В течение трех дней с момента выхода приказа об отмене командировки сотруднику необходимо составить авансовый отчет, в котором он должен сообщить о потраченных средствах и приложить подтверждающие документы. Если деньги за билеты и гостиницу удалось вернуть, то к отчету нужно прикрепить соответствующую квитанцию и/или уведомление о возврате средств.