Предоставление авансового отчета по командировке

Существуют определенные правила предоставления сотрудниками авансового отчета. Обычно, работник должен передать его не позднее чем через три дня после возвращения из деловой поездки. 

При этом, в определенных случаях срок сдачи отчета можно продлить. Это придется сделать, если вернувшийся сотрудник ушел в очередной отпуск, оказался на больничном или отправился в новую командировку. В таком случае, сдать отчет он должен будет уже спустя три дня после возвращения на работу.

Если же пропустить этот срок, то сотрудник становится должником организации. Получается, что компания может вычесть сумму, по которой нет отчетного документа, из зарплаты. Помимо этого, в таком случае выданные под отчет деньги становятся доходом работника, а значит работодатель должен начислить на эту сумму страховые взносы, дополнительно удержать НДФЛ. Чтобы избежать этой ситуации, сотруднику необходимо заранее согласовать с руководством продление срока предоставления авансового отчета.

Проводки по авансовому отчету по командировке

Существует два способа выдачи подотчетных сумм: наличными из кассы или безналичным расчетом. В случае, если деньги для расходов в деловой поездке выдаются наличными, то сумму нужно оформить по дебету счета 71 («Расчеты с подотчетными лицами») и кредиту счета 50 («Касса»). В случае безналичного расчета также используется дебет счета 71, а кредит – по счету 51 («Расчетные счета»).

Если сотрудник в поездке не истратил все подотчетные деньги, то их нужно будет вернуть. Тогда проводка будет иметь вид: дебет 50, кредит 71.

Пример заполнения авансового отчета

В подготовке и заполнении авансового отчета нет ничего трудного, главное понять алгоритм. Чтобы понять, как заполнить авансовый отчет, стоит использовать его стандартную форму N АО-1.