Оптимизируем бюджет на тревел в компании

Командировки сотрудников — одна из самых затратных статей расхода в бюджете многих компаний. Поэтому часто владельцы бизнесов задаются вопросом, как сократить командировочные расходы. В этой статье мы рассмотрим несколько способов, как можно сэкономить в командировке. 

Разработайте тревел-политику

Тревел-политика — это документ, который регламентирует правила деловых поездок в компании. В частности, в тревел-политику могут входить рекомендации по бронированию авиа- и ж/д-билетов и гостиниц, по прокату автомобилей и вызову такси, принципы трат на питание, связь и развлечения, разнообразные лимиты, а также процесс утверждения расходов и возмещения затрат.

Правильно составленная тревел-политика позволяет оптимизировать бюджет на командировки и избежать незапланированных расходов, так как сотрудники будут четко понимать правила и соблюдать лимиты. 

Чтобы тревел-политика учитывала как можно больше нюансов, к разработке документа желательно привлечь всех заинтересованных лиц — HR-менеджеров, тревел-координаторов, бухгалтеров и, конечно, самих сотрудников, которые часто бывают в командировках.

Гибко планируйте поездки

Оптимизация командировочных расходов во многом зависит от грамотного планирования поездок. Если нет отлаженного процесса организации командировок и все происходит стихийно за три дня до поездки, лишних трат не избежать. С другой стороны, гибкость при планировании также необходима для принятия оптимальных решений.

Например, согласно статистике CheapAir, авиабилеты дешевле всего покупать за три месяца до поездки. Также можно неплохо выиграть в цене, если сместить даты поездки на 1-3 дня вперед или назад. В случае зарубежных командировок полезно отслеживать изменения курса валют. Некоторые агентства предлагают корпоративные тарифы на перелеты и проживание, что также помогает сэкономить на этапе планирования.

Сократите расходы на транспорт и проживание

Обычно расходы на билеты и гостиницу составляют большую часть бюджета командировки. Во многих случаях их можно сократить за счет раннего бронирования — чем ближе к датам поездки, тем дороже билеты и проживание.

Также многие авиакомпании предлагают участие в программах лояльности, которые могут быть весьма выгодны при частых поездках. Имеет смысл подписаться на рассылки разных авиаперевозчиков, чтобы заранее узнавать о горящих предложениях и акциях. 

Как сэкономить в командировке на гостинице? Можно выбрать отель с меньшим количеством звезд и/или отель, расположенный не в центральном районе города. Также можно попробовать договориться с администрацией гостиницы о специальных условиях, если ваши сотрудники регулярно останавливаются в ней. Сетевые отели часто предлагают корпоративные тарифы или участие в программах лояльности, что тоже позволяет сэкономить бюджет.   

Оптимизируйте количество суточных

В 2021 году минимальный размер суточных составляет 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей для зарубежных поездок. Конкретную сумму суточных работодатель определяет на свое усмотрение. В зависимости от страны и даже от города, сотруднику могут потребоваться разные суммы, и здесь есть простор для оптимизации. 

Можно упростить контроль трат, если выдать сотруднику корпоративную банковскую карту вместо наличных. Это удобно и с той точки зрения, что на карте можно установить лимиты, которые не позволят тратить слишком много. 

Помимо установления лимитов на траты, хорошей идеей может быть поощрение экономных сотрудников, которые не только вписываются в бюджет, но и тратят меньше. Также полезно проводить обмен опытом среди коллег — так можно получить много идей, как сэкономить в командировке на еде, транспорте и связи.