На чём отправиться в командировку: сравниваем виды транспорта

Выбор транспорта — ответственное решение, которое может повлиять на продуктивность и успех деловой поездки. От него зависит скорость перемещения и комфорт сотрудников, план и стоимость командировки. В этой статье мы взвесим плюсы и минусы и определим, что больше всего подходит для бизнес-путешествий: самолёт, поезд, автобус или автомобиль.

Самолёт

Плюсы

Скорость. Перелёт — самый подходящий вариант для дальних командировок, ведь экономит наиболее ценный ресурс — время. Если вам срочно нужно попасть на деловую встречу в город за 1000 км от вашего, это лучший вариант: путь по воздуху займёт пару часов, а на поезде или автобусе — день и дольше.

Расстояния. Самолёт подходит не только для перемещений внутри страны, но и для длительных международных поездок.

Прозрачное бронирование и отчётность. На самолёте легче отследить командировочные расходы: сразу видно конечную цену билета, куда включены питание и сборы. В поездке на личном авто стоимость бензина, траты на еду и другие расходы формируются уже по факту.

Можно перевезти большое количество людей. Перелёты в группах актуальны для поездок на корпоративы и конференции. По правилам авиакомпаний, если клиент хочет забронировать билеты более чем для 9 пассажиров, он должен оформить групповой запрос. С этим помогает «OneTwoTrip для бизнеса», подбирая подходящий рейс, тариф и выгодные условия. Например, возможность рассадки группы вместе на борту или предоставление отдельной стойки регистрации.

Минусы

Зависимость от расписания. Если самолёты по нужному направлению летают не каждый день, придётся подстраиваться, корректировать рабочий график сотрудников и планировать деловую поездку, отталкиваясь от дня и времени рейса.

Зависимость от обстоятельств. Рейсы могут отменить или задержать из-за погодных условий и других факторов — сотрудники рискуют опоздать в место назначения. Придётся менять план поездки и переносить важные встречи и мероприятия.

Ограничения по размеру багажа. В воздушном транспорте действуют строгие правила провоза багажа и ручной клади, а за лишние килограммы в чемодане взимают дополнительную плату. Если сотрудникам нужно взять в командировку негабаритный груз, лучше отдать предпочтение другому способу перемещения.

Нет доступа к сети. Wi-Fi работает далеко не во всех самолётах и стоит дорого, а пользоваться мобильной связью на борту запрещено. На время полёта сотрудники находятся вне зоны доступа, рискуя упустить важные уведомления.

Поезд

Плюсы

Комфортная рабочая среда. В поезде есть возможность с удобством расположить багаж, ноутбук и всё, что нужно для работы. Сотрудник может продуктивно использовать время вне офиса, готовясь к следующей встрече или подводя итоги предыдущей. Этого не сделать в тесном лоукостере, автобусе или машине.

Сотрудники на связи. В поезде можно использовать портативный USB-модем (его предлагают операторы сотовой связи) или мобильный интернет. Не нужно выключать ноутбук и телефон или переводить устройства в режим полёта. Если необходимо сообщить срочные новости или предупредить об изменениях в рабочем плане, вы быстро выйдете на связь с сотрудником.

Можно взять с собой всё необходимое. Норма провоза — 36 кг, для двухместных купе — 50 кг, но вряд ли в поезде кто-то будет взвешивать багаж и проверять это.

Доступ к населённым пунктам без авиасообщения. На поезде можно добраться в небольшие города, посёлки и деревни, где нет аэропорта.

Вокзалы находятся рядом с центром. Часто поезда прибывают сразу в центральную часть города, поэтому сотрудникам не нужно вызывать такси или заказывать трансфер. Иногда до отеля можно добраться пешком.

Минусы

Скорость. Как правило, поезда медленнее, чем самолёты или авто. Если командировка ограничена по времени, отдайте предпочтение более быстрому транспорту. 

Ограниченность маршрутов. Поезда могут доехать в труднодоступные регионы, но позволяют передвигаться внутри страны или в ближайшие государства.

Стоимость на дальних расстояниях. Выбрав ж/д вместо авиасообщения, сэкономить деньги компании не удастся. Для удалённых локаций цена билетов на поезд сопоставима с суммой на авиабилеты.

Трансфер

Плюсы

Гибкость. С трансфером проще управлять расписанием и маршрутом деловой поездки: автомобиль с водителем можно заказать на удобный день и время. Кроме того, командированные сотрудники не тратят время на рутину вроде досмотра или проверки документов.

Проходимость. Можно напрямую добраться до мест, куда не доезжают другие виды транспорта. Это особенно важно для специалистов из таких отраслей, как строительство и промышленность.

Конфиденциальность. Использование автомобиля вместо общественного транспорта обеспечивает большую конфиденциальность и безопасность.

Минусы

Высокая стоимость. Если вы заказываете автомобиль или микроавтобус, чтобы перевезти сотрудников на короткое расстояние (например, от аэропорта до отеля), стоимость поездки может быть выше, если сравнивать с общественным транспортом. Возможно, появятся дополнительные расходы: например, если водителю придется ждать сотрудников в случае задержки рейса. Или если понадобится сделать дополнительные остановки.

Риски, связанные с безопасностью. Следует убедиться, что выбранный трансфер и водитель соответствуют всем требованиям безопасности, а у транспортной компании есть лицензии и страхование.

Ограниченное число мест. Если вы не собираетесь арендовать микроавтобус, в машину поместится максимум пять-шесть человек. Коллективу побольше придётся воспользоваться другим видом транспорта.

Автобус

Плюсы

Экономичность. Как правило, автобусы — самый доступный по стоимости среди всех видов транспорта.

Огромное число маршрутов. На автобусе можно добраться даже в самую удалённую локацию. Например, «OneTwoTrip для бизнеса» сотрудничает с 2 600 перевозчиками, а автобусы отправляются с 40 000 станций и автовокзалов России, стран СНГ и Европы.

Удобные остановки. Автобус не всегда следует строго из точки А в точку Б, но и делает остановки в населённых пунктах по пути. В крайнем случае, можно договориться с водителем, чтобы тот высадил пассажиров в конкретном месте.

Минусы

Ограниченное количество мест. Купить билеты на автобус для большой группы людей самостоятельно может быть проблематично, делать это нужно заранее. С помощью сервиса «OneTwoTrip для бизнеса» вы сможете создать заказ сразу на четырёх человек или несколько заказов, если в командировку отправляются пять и более сотрудников.

Сложности с отчётностью. Собрать и предоставить нужные документы в бухгалтерию не получится, когда сотрудники покупают билет не в кассе, а у водителя. Если вы бронируете билеты на автобус через «OneTwoTrip для бизнеса», этой проблемы можно избежать — все документы автоматически появятся в личном кабинете.

У каждого вида транспорта свои преимущества и недостатки, поэтому выбор должен основываться на специфике деловой поездки, направлении и бюджете. «OneTwoTrip для бизнеса» поможет сэкономить на организации командировки — у наших корпоративных клиентов огромный выбор вариантов бронирования билетов по самым выгодным ценам.