Как компании сделать бизнес-поездку эффективной

Командировки — важная часть жизни компании, которая стремится развиваться и занимать новые рынки. Чтобы сотрудники выполнили все поставленные задачи, например, укрепили деловые связи и даже нашли новых партнёров, важно правильно организовать бизнес-поездку. В статье разберёмся, как это сделать. 

Определиться с целью поездки

Прежде чем организовывать командировку, нужно понимать, какую пользу она принесёт компании. Если у поездки нет цели, она может оказаться просто тратой времени и денег.

В зависимости от цели бывают следующие виды командировок:

• Деловая встреча поможет привлечь новых клиентов и укрепить связи с действующими.
• Корпоративный выезд нужен для усиления HR-бренда, выстраивания эффективной коммуникации между сотрудниками и повышения их лояльности к компании.
• Учебная командировка позволяет повысить рабочие компетенции и мотивацию сотрудника. Интересная поездка и новые знания также могут быть своего рода поощрением.
• Стратегическая сессия помогает определить планы компании на ближайшие годы, а также наладить неформальную связь между руководителями разных отделов компании и мотивировать их работать ещё более эффективно.
• Bleisure-поездка — отличный способ мотивации персонала. В ней сотрудник экономит на отпуске, потому что может задержаться в локации после окончания командировки: ему нужно оплатить только отель, а расходы на билеты обычно берёт на себя работодатель.

Подробнее о каждом из видов деловых поездок мы рассказали в этой статье.

Когда стало понятно, какого конечного результата нужно достичь, можно ставить ключевые показатели эффективности для сотрудника (KPI).

Поставить измеримый KPI

KPI нужен, чтобы оценить, насколько полезной была поездка и достиг ли сотрудник поставленных перед ним целей. Показатели эффективности также помогают понять, стоит ли отправлять сотрудника в подобную командировку в будущем. Поэтому важно правильно их подобрать.

Как выбрать KPI для командировки

Конкретное количество встреч или договорённостей — если командировка связана с переговорами, KPI может включать, например, заключение хотя бы одного контракта или предварительного соглашения о сотрудничестве либо получение договорённости о повторной встрече.

Количество потенциальных клиентов — когда сотрудник едет на профильное мероприятие, например, конференцию или выставку, в KPI может входить количество собранных контактов или назначенных встреч с потенциальными клиентами.

Применение знаний или навыков, полученных на обучении — если сотрудник отправляется в учебную поездку, можно задать KPI, что ему нужно будет внедрить новые методы работы в компании или провести обучение для коллег после возвращения.

Важно, чтобы KPI были не только измеримыми, но и реалистичными. У сотрудника должна быть возможность достичь этих показателей в рамках поездки или после неё, если речь идёт об обучении.

Что ещё можно сделать до командировки

Чтобы командировка прошла эффективно, нужно заранее предусмотреть многие детали — от логистики до подготовки сотрудника. Этот этап позволяет сэкономить время в поездке и повысить шансы выполнить KPI.

Разберёмся, как подготовить командировку:

1. Спланируйте маршрут заранее — это поможет выгодно купить билеты или найти отель с учётом местоположения мероприятий или встреч. Например, в сервисе «OneTwoTrip для бизнеса» можно забронировать билеты и жильё, а также трансфер и такси.
2. Проведите предварительную подготовку сотрудника — он должен понимать свои задачи, с кем и о чём нужно общаться на встречах. Также стоит обсудить возможные вопросы, которые могут возникнуть в процессе переговоров, чтобы заранее согласовать ответы на них.
3. Подготовьте презентации — это позволит структурировать переговоры и подчеркнуть на них конкурентные преимущества компании. Можно продумать дополнительные материалы, которые сотрудник передаст клиентам и партнёрам.
4. Проанализируйте культурные особенности — это важно в международных поездах, потому что поможет избежать недопонимания и найти общий язык с потенциальными партнёрами. Например, в некоторых странах больше ценятся личные встречи, а в других это не имеет значения. 

Заключение

Бизнес-поездка должна принести компании пользу, даже если это корпоративный выезд на природу со всеми сотрудниками. В этом случае KPI можно измерить анонимным анкетированием об общей удовлетворённости сотрудников поездкой. Если же командировка связана с деловыми переговорами, оценить её эффективность можно в количестве или суммах новых контрактов.

Получите бесплатный доступ к сервису «OneTwoTrip для бизнеса», чтобы ещё удобнее и выгоднее организовывать деловые поездки.

Фото на обложке: @PanuShot/Shutterstock