Что делать, если сотрудник опоздал на самолет или поезд

Сотрудник опоздал на рейс: варианты развития событий

По правилам, в случае командировки работодатель обязан компенсировать сотрудникам затраты на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно. То есть, если деловая поездка осуществляется прямыми рейсами на любом виде транспорта – компания компенсирует стоимость двух билетов. Когда сотрудник опаздывает на рейс, билетов получается уже три – возмещать стоимость этого дополнительного билета компания не обязана.

Однако все это так только в том случае, если задержка не была вызвана объективными причинами, которые могут быть доказаны сотрудником. При таком развитии событий компания будет вынуждена компенсировать стоимость и третьего билета, ведь работник не виноват в опоздании.

Что с налогами

В том случае, если из-за опоздания на самолет или поезд командировка была отменена в принципе, компания может документально обосновать потери и дополнительные расходы, которые были понесены – это позволит снизить налогооблагаемую базу налога на прибыль. 

Пени и штрафы можно учесть в составе внереализационных расходов, а стоимость билетов – в составе прочих расходов производства и реализации. 

При этом стоимость билетов, которые сотруднику компенсировали, не облагается НДФЛ и страховыми взносами – в таком случае работник не получает прибыли. Если же опоздание было вызвано объективными причинами, которые могут быть доказаны – задержка транспорта при поездке в аэропорт (к примеру, если надо было ехать поездом) – компания может принять к расчету еще и покупку нового билета взамен аннулированного из-за опоздания. 

Если же доказать причины задержки нельзя, но руководство компании все равно хочет возместить сотруднику затраты на покупку нового билета, то уже эту выплату учесть для целей налогообложения не получится.